Reprise casos de éxito

Casos de éxito

 

Digitalización y administración de las facturas de proveedor
para el  Grupo Copisa

¿Quién es el Grupo Copisa?

Tras más de sesenta años de actividad creciente en los sectores de la construcción, proyectos industriales, concesiones y mantenimientos, Copisa Grupo tiene una fuerte presencia en el mercado global, donde sus filiales ya operan en numerosos países de Europa, América y África contribuyendo a modelar sociedades más justas en entornos cada vez más sostenibles.

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Nos reunimos con el Grupo Copisa para asesorarles sobre la gestión de las facturas de proveedor, y nos exponen su situación

La gestión de facturas de proveedor en una empresa de servicios de construcción como COPISA es compleja. La gran cantidad de obras gestionadas de forma concurrente, con proveedores globales y locales, así como la gestión de diferentes formas societarias, incluidas la UTE (Unión temporal de empresas), y un gran número y perfiles de validadores aprobadores en el proceso, dificulta la gestión de las facturas asociadas a las compras y los servicios recibidos por parte de los diferentes proveedores.

En Copisa nos cuentas que todas las facturas llegan por correo electrónico, de forma que desde el inicio del proceso ya disponen de las imágenes de todas las facturas que se van a tratar.

Antes de iniciar el proyecto con Reprise el tratamiento de las facturas de proveedor está sujeto al escaneo de un código de barras que obligaba a imprimir todas las facturas que se reciben en la cuenta de correo habilitada para ello, para volverlas a escanerar y así iniciar el proceso de digitalización completo.

La oficina técnica de proyectos de Reprise,
desarrolla la solución para Copisa.

El proyecto de digitalización de factura de proveedor implantado por Reprise se inicia con un componente que escucha activamente las cuentas de correo electrónico, dedicadas a la recepción de facturas de proveedor, las recupera y las trata de acuerdo a la lógica del negocio de Copisa.

 

Desde la comprobación inicial de que lo que se recibe, si se trata de una factura y no otro documento, hasta la extracción de los datos de la factura necesarios para identificar la sociedad a la que corresponde, el código de proyecto y otros; así como también para recoger de las tablas de datos de otras BBDD información adicional.

El motor de reconocimiento utilizado en el proyecto, por medio de su potente tecnología de recuperación de datos basada en inteligencia artificial, permite conseguir altos porcentajes de reconocimiento automático.

El proyecto de facturas de Copisa consta de dos plataformas:

Un gestor documental donde se clasifican, se relacionan con otros documentos  y se archivan con valor legal  todas y cada una de las facturas tratadas;  por otro lado se distribuyen a SAP para su consulta en caso necesario.

Un portal web diseñado e implantado por Reprise adhoc para Copisa, que reúne toda la lógica de SAP y los datos y documentos necesarios para la gestión de las facturas recibidas por parte de todos los usuarios involucrados en el proceso.

El portal web reúne toda la lógica del workflow de validaciones y aprobaciones de facturas de SAP y la presenta a los usuarios de una forma muy intuitiva y amigable y en un formato web muy eficiente sobre todo considerando la gran cantidad y perfil de usuarios incluidos los jefes de cada una de las obras. Funciones como aceptar y rechazar, renviar a otro departamento etc, son gestionadas por los usuarios a través de este portal web.

¿Cuáles son los principales beneficios que nos detalla el cliente
en el proyecto de digitalización de facturas?

Con la implantación del gestor documental hemos conseguido:

Eliminar toda la impresión de facturas y acortar el proceso de validación y aprobación de las mismas, por medio del incremento de acierto del reconocimiento de los datos extraídos.

Eliminar todo el espacio de archivo físico destinado habitualmente para el archivo de facturas de papel durante los 5 años que nos obliga la AET ya que en la actualidad archivamos con valor legal.

La clasificación y archivo de las facturas y documentos relacionados en el gestor documental y BPM de Solpheo nos van a permitir evolucionar el proyecto hacia un portal de proveedores a través del que conseguiremos:

  • Proporcionar un mejor servicio a los mismos ahorrando costes.

  • Incrementar la eficiencia de nuestras operaciones internas eliminando  costes de gestión de correo electrónico y llamadas relacionadas con la gestión de las facturas de los proveedores.

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"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".

Helena Duarte

"Responsable del departamento

legal en Grupo Constant"

 

Reprise ayuda a la gestión, automatización y control de 50.000 notificaciones anuales de Avis

En 1946, Warren Avis abrió la primera oficina de alquiler de coches en el aeropuerto de Willow Run, Detroit, con tres coches. En la actualidad, Avis dispone de más de 5000 oficinas en 165 países.

Avis, una marca de prestigio galardonada con múltiples premios, cuenta con un largo historial de innovación en el mundo del alquiler de coches, y es una de las primeras marcas del mundo en fidelización de los clientes, con el claro compromiso de proporcionar un servicio excepcional y conseguir que sus clientes se sientan cómodos.

Estos son solo algunos de los hitos de este increíble recorrido:

1946

Warren Avis funda Avis Airlines Rent a Car Systems, y comienza a ofrecer el alquiler de coches en un aeropuerto, el de Willow Run, Detroit. Anticipándose a las tendencias que se impondrían tras la guerra, esta es la primera oficina de alquiler de coches en un aeropuerto en todo el mundo.

1953

Empieza la expansión internacional con la puesta en marcha de franquicias en Europa, Canadá y México.

2003

Avis Europe adquiere los derechos para utilizar la marca Budget en Europa, África y Oriente Medio.

2012

Obtiene el premio a la mejor empresa de alquiler de vehículos para viajes de negocio en los World Travel Awards por séptimo año consecutivo.

2013

Obtiene el premio a la mejor empresa de alquiler de vehículos en Europa en los Business Traveller Awards por décimo año consecutivo.

2014

Avis lanza su campaña publicitaria más importante de los últimos 50 años, inspirando a sus clientes a Acceder al mundo. Te esperan experiencias inolvidables... Está en tus manos.

¿A que departamento y procesos afecta

las notificaciones electrónicas a Avis?

En AVIS la gestión de las notificaciones electrónicas (50.000 al año) implica a diferentes departamentos que deben gestionarlas de acuerdo a las directrices establecidas en nuestro proceso de gestión.

 

La gestión de las NEO procedentes de concentradores o sedes como DEH, NOTIFICA, ENOTUM, Ayuntamientos, 060 y muchos más se ha conseguido simplificar a la máxima expresión con la solución implantada que monitoriza regularmente todas las sedes donde se pueden poner a disposición notificaciones a nombre de los diferentes CIF del grupo y automatizar las tareas programadas. Desde avisos de puesta a disposición de notificaciones, hasta la descarga temporizada de las mismas.

¿Qué funcionalidades aporta la herramienta implantada por Reprise?

Permite la definición de criterios de clasificación con el objetivo de organizar y controlar desde inicio el conjunto de notificaciones recibidas por parte de cada una de las sociedades dadas de alta en el servicio. Por criterios de clasificación nos referimos por ejemplo:

Organismo emisor.

Cif destinatario de las notificaciones.

De esta forma todas las notificaciones descargadas quedan descargadas y organizadas atendiendo a los criterios anteriores, y a continuación se distribuyen de forma automática entre los diferentes gestores internos atendiendo a los siguientes criterios lógicos considerando palabras clave, grupos de destinatarios y niveles de prioridad:

ORGANISMO EMISOR

PALABRA CLAVE

A ENCONTRAR

EN LA NEO

PRIORIDAD DE REGLA

GRUPO INTERNO DESTINATARIO

(GESTOR DE LA NEO)

Cualquier ayuntamiento, juntas arbitrales, organismos de consumo, AEPD, juzgados y tribunales primera instancia e instrucción, mercantil, audiencia provincial.

"Vista oral"

46

LEGAL

Cualquier ayuntamiento, juntas arbitrales, organismos de consumo, AEPD, juzgados y tribunales primera instancia e instrucción, mercantil, audiencia provincial.

"1/2007"

47

LEGAL

Sede electrónica

de la adinistración.

"Acuerdo"

70

FACILITIES

Sede electrónica

de la adinistración.

"Acuerdo Resolución

expediente sancionado"

13

CONTROLING

Sede electrónica TGSS.

"Aplazamiento"

85

RRHH

Los diferentes grupos gestores (RRHH, Controlling, Legal etc) gestionan todas las tareas asociadas a cada NEO desde la propia aplicación, asegurándose que todo queda perfectamente gestionado y no queda nada por responder fuera de plazo, evitando de esta forma sanciones y penalizaciones.

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“La tecnología que permite la clasificación automática y dispatching de las NEO en función de diferentes criterios (organismo emisor, palabras clave, nivel de prioridad y grupo interesado), fue uno de los principales motivos por los que nos decantamos por una solución de este tipo”.

Javier Sant Román

"Procurement & Facilities Manager Iberia"

Renovación de todas las impresoras y multifunciones en la Universidad Alfonso X el Sabio, adaptándose a cada grupo con sus necesidades
de impresión y servicios documentales diferentes.

 
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La UAX cuenta con más de 25 años de experiencia, es una institución aprobada por las cortes generales en 1994/1995 con una clara visión: excelencia en su modelo educativo, apostando por la innovación y la orientación práctica.

La Universidad Alfonso X el Sabio busca ser reconocida como la universidad que mejor y con más garantías de éxito dota a sus titulados:​

  • Focalización en maximizar el nivel de competitividad de sus estudiantes, mejorando sus capacidades y potenciando su desarrollo profesional.

  • Creencia en aunar el saber humanístico tradicional y las nuevas tecnologías, potenciando el espíritu de innovación y progreso en nuestros estudiantes.

  • Libertad e independencia para ejercer la autocrítica, asegurando el mantenimiento de un alto nivel de excelencia.

  • Ser parte activa del ecosistema de innovación de las compañías.

  • Por crear el entorno en el que estudiantes, docentes y profesionales trabajan, en un contexto tecnológico disruptivo, con creatividad y pensamiento crítico, generando soluciones que mejoran la vida en nuestras comunidades.

40.000

TITULADOS

8.800

CONVENIOS

CON EMPRESAS

1.000.000

M2 DE INFRAESTRUCTURAS

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Reprise logo Xerox Patinum

¿En qué ha consistido el proyecto de renovación
de equipos de impresión de la UAX?

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Los servicios de impresión en la Universidad Alfonso X el Sabio (UAX) contemplan diferentes perfiles de usuarios, desde el personal staff de la Universidad, hasta profesores y alumnos; cada grupo con sus necesidades de impresión y servicios documentales diferentes.

Una vez analizadas las necesidades de cada uno de los grupos de usuarios, comenzamos a diseñar la solución para cada uno de ellos, con el objetivo de conseguir una solución con el mayor nivel de homogeneidad posible y con un claro denominador común, la movilidad.

 

El equipo técnico de la UAX tenía muy bien identificados  sus principales objetivos:

 

  • Evitar por todos los medios la configuración de colas de impresión tradicionales en los servidores de impresión.

  • Encontrar nuevas formas de poner a disposición de los estudiantes el mejor servicio de impresión.

Con la herramienta de gestión de impresión implantada por Reprise ha sido posible diseñar e implantar diferentes escenarios basados en la movilidad, y que contemplando los diferentes inputs potenciales, las diferentes máquinas desde las que los usuarios podían solicitar servicio y los outputs correspondientes, conseguían proponer soluciones de impresión y escaneado para cada necesidad. Y todo ello sin la rigidez de colas de Windows y con toda la flexibilidad que representa poder utilizar canales de impresión como el correo electrónico, portal web o bien apps instaladas en teléfonos móviles de diferentes sistemas operativos (Android, IOS).

La nueva arquitectura diseñada para el servicio de impresión en la UAX
ha aportado innumerables beneficios

Para el personal de It:

Facilitamos la gestión de administración de las impresonas y multifuncionales, necesidades y usuarios.

Para el personal de It y los alumnos:

Se ha conseguido acortar muy significativamente el proceso de alta de un usuario en el servicio, siendo automática en cuanto el usuario está creado en el dominio de la UAX.

El alumno sólo tiene que añadir saldo para empezar a imprimir.

Para todos los usuarios (staff, profesores y alumnos): 

Incrementamos la calidad de servicio de los diferentes perfiles de usuarios que pueden imprimir y escanear desde cualquier lugar sin preocuparse de la Wifi.

Para todos los usuarios (staff, profesores y alumnos):

Pueden imprimir y escanear en múltiples formatos (word, excel y Pdf).

Pueden escanear desde y hacia repositorios en el Cloud, sus móviles y PCs

(MAC, Chromebooks etc.) de forma controlada y desasistida.

Cuando hablamos de configuraciones distintas,
para cada usuario en función de sus necesidades,
¿a qué nos referimos?

A continuación te mostramos diferentes diagramas que muestran el diseño de los servicios propuestos al perfil de usuario configurados en las impresoras y multifuncionales de uso público:

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Helena Duarte

"Responsable del Departamento Legal  en Grupo Constant"

“Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos
y de valor para las empresas del grupo"

EMPLEADOS - MÁQUINA DE USO PÚBLICO - IMPRESIÓN

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EMPLEADOS - MÁQUINA DE USO PÚBLICO - ESCANER

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"Trabajamos con Reprise porque entienden perfectamente nuestras necesidades y nos han demostrado la capacidad de asumir la responsabilidad de la gestión de nuestro parque de impresión y han incorporado elementos diferenciadores en su oferta que aportan valor al Grupo Moventia".

Esteban De Kelety Alcaide

"Director de Sistemas en Moventia"

 

El Grupo Constant necesita mejorar sus procesos de firmas de contratos ya que era tedioso y no todo lo eficiente que podía ser.

¿Quién es el Grupo Constant?

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Grupo Constant, nació en Canarias en 1987 como grupo empresarial experto en el área de los Recursos Humanos y cuenta con más de 50 delegaciones en toda España para poder estar cerca de sus clientes. 
 

La especialización en Recursos Humanos y el profundo conocimiento de sus profesionales en los distintos sectores donde opera,  permite a Grupo Constant ofrecer un amplio portafolio de soluciones eficaces, innovadoras y con la mejor relación calidad-precio del mercado en el ámbito del outsourcing, trabajo temporal, servicios generales y formación.
 

Outsourcing

Grupo Constant ofrece, a través de sus empresas especializadas, las mejores soluciones de externalización de servicios.
 

Facilities

A través de las diferentes empresas del Grupo Constant se ofrecen respuestas específicas a las necesidades concretas de un gran abanico sectorial.
 

ETT

Los servicios de trabajo temporal, ofrecen una cobertura total de las necesidades de los clientes y los trabajadores.

¿Cómo trabajaban en el Grupo Constant antes de conocer a Reprise?
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"Estamos ante un momento totalmente desconocido para todos. Una pandemia global que nos afecta a todos los niveles, el personal y el profesional. Sí, es una situación poco agradable, poco cómoda y muy incierta, pero ahora más que nunca es importante el esfuerzo de todos para utilizar las herramientas digitales que tenemos, que son muchas, para seguir realizando nuestra profesión, ahora en remoto, de la forma más satisfactoria posible".

El de la digitalización es un proceso que ahora todas las empresas van a necesitar y algunas van a tener que impulsar de manera rápida y casi forzosa. Una visión digital que Grupo Constant ya hace tiempo que ha ido incorporando a todas sus empresas, algo con lo que ya estaba muy concienciado.

La firma de los contratos laborales y mercantiles es una tarea muy habitual que forma parte de muchos procesos de negocio en Grupo Constant. En nuestro caso ya pasamos a trabajar con una plataforma de firma digital hace unos años, digitalizando un proceso que aporta muchos beneficios en términos de control del proceso, ahorro de costes y de tiempo. Pero nos faltaba dar un paso más para terminar de optimizar la digitalización del proceso de firma. Este paso consiste en la integración del componente de firma digital con nuestra plataforma de gestión documental, consiguiendo los siguientes beneficios adicionales que no se podrían conseguir trabajando directamente con el portal del proveedor de firma.

Antes de la integración:

1) Nuestro ERP generaba los contratos en formato PDF y estos eran depositados en una carpeta de acceso compartido, a todos los usuarios involucrados en tareas de firma digital de contratos.

2) El usuario responsable del documento a firmar lo recuperaba accediendo con sus credenciales a la plataforma de firma.

3) Subía el documento, definía las características del flujo de firma o bien seleccionaba una plantilla predeterminada (con todos los atributos a tener en cuenta en el flujo de firma) que estaba creada en dicha plataforma porque trabajaban con un flujo repetitivo en el tiempo.

4) Se iniciaba el proceso de firma y se iniciaba el flujo.

5) Se recibía por correo electrónico el acceso a la plataforma para la firma de los contratos por las partes involucradas y se firmaba el documento.

Cuando el documento quedaba firmado por las partes, éste se archivaba manualmente en el repositorio definitivo de Grupo Constant.

Su forma de trabajar tenía distintas aras de mejora...

Tareas manuales

Recuperación del contrato de carpeta y subida manual a plataforma de firma.

-

Recuperación del contrato firmado de la plataforma de firma y subida a repositorio definitivo.

Falta de seguridad

Los documentos salen al exterior.

-

En función del licenciamiento de la herramienta de firma  y gestión de permisos,

ciertos usuarios pueden visualizar documentos que no les corresponden.

Facilidad de uso

Los usuarios deben conocer el funcionamiento de la herramienta de firma.

Optimización y Control

Los puntos de control del proceso quedan fuera del entorno de la organización.

¿Cómo es su proceso tras implantar la firma digital de contratos?

Después de la integración con nuestra plataforma de servicios documentales...

1) Nuestro ERP genera los contratos en formato PDF y estos se suben automáticamente al gestor documental que nos ha implantado Reprise.

2) En función de la tipología del contrato (laboral, mercantil), la sociedad a la que pertenece (CIF) y otros atributos, la firma del contrato aparece como tarea pendiente del firmante por parte de la empresa emisora del contrato.

3) Una vez el contrato está firmado por nuestro responsable desde la misma plataforma de servicios documentales de Grupo Constant, éste se envía al resto de firmantes, que lo devuelven firmado y el contrato queda perfectamente archivado en el gestor documental.

4) En el caso de los contratos laborales, queda relacionado con los documentos existentes en el expediente del empleado.

5) En el caso de los contratos mercantiles queda relacionado con los documentos existentes en el expediente del cliente o del proveedor.

Cuales son las principales mejoras para los empleados
del Grupo Constant

Automatización

El ERP sube automáticamente el contrato a la plataforma de servicios documentales

que ya integra la solución de firma.

-

El contrato se archiva definitivamente en su lugar una vez finalizado el proceso de firma.

Seguridad

Los documentos no salen del entorno del Grupo Constant.

-

Solo los usuarios autorizados a través de la política de permisos establecida en el

gestor documental tienen acceso a los documentos y expedientes.

Facilidad de uso

Los usuarios que participan en los procesos de firma, serán notificados

cuando tengan tareas o firmas pendientes.

Optimización y Control

Todos los puntos de control (como por ejemplo los recordatorios a los firmantes) que

aseguren el éxito de la transacción, se definen en el gestor documental.

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"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".

Helena Duarte

"Responsable del departamento

legal en Grupo Constant"

Ambilamp confía en Reprise para llevar a cabo
la transformación de procesos documentales consiguiendo automatizar la firma, la gestión de pedidos albaranes etc.
llevando a cabo una transformación transversal
de todos sus procesos.

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AMBILAMP es un Sistema Colectivo de Responsabilidad Amplicada del Productor fundado en 2005 por las principales empresas de iluminación. Su objetivo es desarrollar un sistema de recogida y tratamiento de residuos de iluminación y de aparatos eléctricos y electrónicos, estos últimos bajo la marca comercial AMBIAFME.

AMBILAMP fue constituida como asociación sin ánimo de lucro, tiene como objetivos:

Cerrar el ciclo de vida de la bombilla, luminaria  o aparato eléctrico y electrónico afectada por el RD RAEE, posibilitando su tratamiento final sostenible, una vez se convierte en residuo. 

AMBILAMP da servicio a todos los productores de aparatos eléctricos y electrónicos a los cuales afecte la normativa RAEE y que quieran cumplir con sus obligaciones ambientales a través de este Sistema Colectivo. Asimismo, AMBILAMP también desarrolla un servicio de logística acorde con las necesidades de los distintos agentes en los que se encuentra el residuo para su gestión.

 

Investigación y desarrollo en todo el área técnica cuyo principal objetivo es el desarrollo del sistema de recogida y reciclado de las bombillas y luminarias.

Concienciación, educación y sensibilización, directa e indirecta, de todos los agentes implicados en el proceso para cumplir los objetivos de protección y mejora del medio ambiente.

Reprise y Ambilamp juntos han conseguido organizar toda la información
de los procesos de negocio en una única plataforma documental.

En Ambilamp toda la documentación relacionada con procesos clave para el negocio está 100% estructurada y controlada. La compañía tiene muy claro que no se pueden asumir riesgos con los documentos ni sus datos asociados y que la eficiencia operacional y la excelencia son clave para Ambilamp y todos sus colaboradores.

  • Contratos con preaviso.

  • Contratos adheridos.

  • Flujo de documentación con firma.

  • Facturas de proveedor.

  • Liquidaciones.

  • Pedidos.

Uno de los principales retos cuando se implantó la plataforma de servicios documentales fue no modificar la forma de trabajar de los usuarios, de forma que los usuarios únicamente accedían para ver si tenían tareas pendientes y también para tomar decisiones a cerca de tareas en las que estaban involucrados, como por ejemplo tareas de aceptar o rechazar o bien de enviar o compartir con otros posibles interesados.

¿Cómo se consigue implantar un nuevo sistema sin cambiar
la forma de trabajar de los usuarios?

Con la implantación y parametrización de hotfolders se consigue "la magia" necesaria para que los usuarios únicamente arrastrando y soltando documentos en carpetas, consigan que "pasen cosas".

El usuario arrastra y suelta documentos en carpetas windows.

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Y automáticamente se generan tareas en el gestor documental.

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Todos los contratos mercantiles entran al gestor documental por medio de una acción manual que los deposita en la carpeta de contratos, y a partir de la lectura del documento y el reconocimiento de la tipología de contrato que se incluye en el proceso se inician tareas de revisión, firma, envío y seguimiento de devolución con reglas de temporización. Una vez recibidos los contratos quedan perfectamente archivados como parte de expedientes.

Solicitudes internas, consentimientos informados y muchos otros documentos que requieren de validaciones y firmas también se gestionan de forma automática por medio de un conjunto de reglas que permiten desde la identificación del tipo de documento y la relación de personas internas y externas involucradas en el proceso de firma, hasta la selección del tipo de firma adecuada para cada tipología de documento (simple, avanzada, reconocida).

La automatización del tratamiento de los pedidos y de las liquidaciones también formaron parte del proyecto de implantación de la plataforma de servicios documentales en Ambilamp.

En el caso de las facturas de proveedores, no solamente conseguimos el escaneo de las facturas sino también la integración de las mismas con el número de remesa asignado por el ERP de Ambilamp, con lo que dotamos al expediente de facturas de un campo de información crítico por su relevancia en la gestión de las facturas.

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"Trabajamos con Reprise porque entienden perfectamente nuestras necesidades y nos han demostrado la capacidad de asumir la responsabilidad de la gestión de nuestro parque de impresión y han incorporado elementos diferenciadores en su oferta que aportan valor al Grupo Moventia".

Esteban De Kelety Alcaide

"Director de Sistemas en Moventia"

Asociación Coordinadora Sinergia Social y la Fundación
Mercè Fontanilles como miembro de la asociación.
Escogen a Reprise para proteger y establecer políticas
de uso para sus certificados electrónicos

 

La Fundación Mercè Fontanilles es una organización sin ánimo de lucro dedicada a la atención de las personas en diferentes ámbitos de los servicios sociales y de la formación e inserción socio laboral que, en colaboración con otras entidades y con sus recursos humanos cualificados, ofrece un servicio de calidad en todos los proyectos, programas y recursos que gestiona y desarrolla. Solo en 2019 atendieron a más de 5.000 personas, gestionaron más de 2.600 casos de personas vinculadas a procesos de inserción laboral, relacionados con 26 proyectos distintos.