Casos de éxito
Desde la implantación del nuevo gestor documental por parte de Reprise en Temporing hemos mejorado de forma nobable nuestra forma de trabajar con los pedidos de proveedores, facturas y el tratamiento de los expedientes en general"
Francesc Alcera
Director Financiero
Temporing
¿Qué es Temporing?
Tras más de 25 años de continuo crecimiento, ha pasado de ser una plataforma especializada en recursos humanos a ser una plataforma que conecta a todas las personas en un mismo entorno laboral.
Temporing trabaja para hacer que las oportunidades laborales sean accesibles para todos y para que las empresas puedan encontrar en nuestros profesionales los perfiles que necesitan para cumplir sus objetivos.
"Nuestro objetivo siempre ha sido, potenciar lo que todos tenemos que ofrecer para generar un impacto positivo en la sociedad y su entorno. En Temporing sabemos el impacto que podemos llegar a tener en la vida de las personas.
Desde ayudarlas a conseguir un trabajo o a sentirse realizadas aprendiendo algo nuevo, hasta favorecer el crecimiento de empresas nacionales y la creación de empleo, impulsar acciones solidarias para ayudar a colectivos desfavorecidos o incluso aportar nuestro granito de arena para proteger nuestro planeta y así poder asegurar un futuro mejor para las próximas generaciones".
¿Cómo trabajaban en Temporing antes de digitalizar el proceso de tramitación de perdidos, albaranes y facturas?
En Temporing, como en muchas organizaciones, hay tareas administrativas que están centralizadas, lo que no excluye que un gran conjunto de tareas requieran de organización y estructura con las delegaciones de la compañía distribuidas por toda la geografía nacional.
En el caso de Temporing hay un gran número de pedidos, albaranes y facturas relacionadas con la gestión de compras de los pedidos que solicitan cada una de sus delegaciones como parte de los requerimientos de sus clientes.
Con anterioridad a la implantación de la plataforma de gestión documental por parte de Reprise en Temporing, los pedidos internos se tramitaban:
-
Por correo electrónico.
-
Por plantillas de Office entre las delegaciones y la sede central.
Lo que generaba una situación compleja de gestionar sobre todo considerando el proceso de pedidos interno como un proceso que requiere un alto grado de acierto, previsión y visibilidad por parte de diferentes grupos de usuarios, así como de comprobación y relación con los documentos afines de los pedidos internos, como son los albaranes de entrega de la mercancía de los proveedores a los que se les solicita el material, así como de las facturas emitidas por los mismos a Temporing.
¿Cómo ha implantado Reprise la plataforma de Gestión Documental a Temporing?
La plataforma de gestión documental implantada permite disponer de un control exhaustivo de las diferentes etapas del proceso, así como establecer una relación directa y secuencial de los diferentes documentos que forman parte del proceso (pedido interno, albarán proveedor y factura). De forma que todas las delegaciones sueltan la plantilla diseñada para tramitar pedidos de proveedor en una hotfolder y se inicia el proceso en el gestor documental.
Los pedidos se clasifican de una forma lógica, con sus metadatos adecuados, incluido el número de pedido generado por el propio gestor documental. Todos los pedidos generados a través de la plataforma se quedan en un estado pendiente a la espera de poderles adjuntar sus albaranes de entrega de mercancía correspondientes.
A continuación se procesan las facturas automatizándose la recuperación de las mismas a través de la asignación automática de plantillas en el momento de la entrada automática de las mismas a través de la plataforma de gestión documental.
Por medio de la implantación de la plataforma de gestión documental, se han eliminado:
-
Correos electrónicos internos.
-
Documentos que se archivaban en carpetas de Windows.
-
Así como un gran número de llamadas sobre tareas que requerían aclaración.
Y sobre todo se ha incluido una nueva plataforma tecnológica que permite disponer de:
Mayor control de la gestión de los pedidos internos, que aporta seguridad y control a Temporing.
Ahorro de costes en la gestión administrativa de los pedidos.
Mejor calidad de servicio a los clientes ya que realiza el proceso más rápido y con menor probabilidad de error.
"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".
Helena Duarte
"Responsable del departamento
legal en Grupo Constant"
Reprise ayuda a la gestión, automatización y control de 50.000 notificaciones anuales de Avis
En 1946, Warren Avis abrió la primera oficina de alquiler de coches en el aeropuerto de Willow Run, Detroit, con tres coches. En la actualidad, Avis dispone de más de 5000 oficinas en 165 países.
Avis, una marca de prestigio galardonada con múltiples premios, cuenta con un largo historial de innovación en el mundo del alquiler de coches, y es una de las primeras marcas del mundo en fidelización de los clientes, con el claro compromiso de proporcionar un servicio excepcional y conseguir que sus clientes se sientan cómodos.
Estos son solo algunos de los hitos de este increíble recorrido:
¿A que departamento y procesos afecta
las notificaciones electrónicas a Avis?
En AVIS la gestión de las notificaciones electrónicas (50.000 al año) implica a diferentes departamentos que deben gestionarlas de acuerdo a las directrices establecidas en nuestro proceso de gestión.
La gestión de las NEO procedentes de concentradores o sedes como DEH, NOTIFICA, ENOTUM, Ayuntamientos, 060 y muchos más se ha conseguido simplificar a la máxima expresión con la solución implantada que monitoriza regularmente todas las sedes donde se pueden poner a disposición notificaciones a nombre de los diferentes CIF del grupo y automatizar las tareas programadas. Desde avisos de puesta a disposición de notificaciones, hasta la descarga temporizada de las mismas.
¿Qué funcionalidades aporta la herramienta implantada por Reprise?
Permite la definición de criterios de clasificación con el objetivo de organizar y controlar desde inicio el conjunto de notificaciones recibidas por parte de cada una de las sociedades dadas de alta en el servicio. Por criterios de clasificación nos referimos por ejemplo:
Organismo emisor.
Cif destinatario de las notificaciones.
De esta forma todas las notificaciones descargadas quedan descargadas y organizadas atendiendo a los criterios anteriores, y a continuación se distribuyen de forma automática entre los diferentes gestores internos atendiendo a los siguientes criterios lógicos considerando palabras clave, grupos de destinatarios y niveles de prioridad:
ORGANISMO EMISOR
PALABRA CLAVE
A ENCONTRAR
EN LA NEO
PRIORIDAD DE REGLA
GRUPO INTERNO DESTINATARIO
(GESTOR DE LA NEO)
Cualquier ayuntamiento, juntas arbitrales, organismos de consumo, AEPD, juzgados y tribunales primera instancia e instrucción, mercantil, audiencia provincial.
"Vista oral"
46
LEGAL
Cualquier ayuntamiento, juntas arbitrales, organismos de consumo, AEPD, juzgados y tribunales primera instancia e instrucción, mercantil, audiencia provincial.
"1/2007"
47
LEGAL
Sede electrónica
de la adinistración.
"Acuerdo"
70
FACILITIES
Sede electrónica
de la adinistración.
"Acuerdo Resolución
expediente sancionado"
13
CONTROLING
Sede electrónica TGSS.
"Aplazamiento"
85
RRHH
Los diferentes grupos gestores (RRHH, Controlling, Legal etc) gestionan todas las tareas asociadas a cada NEO desde la propia aplicación, asegurándose que todo queda perfectamente gestionado y no queda nada por responder fuera de plazo, evitando de esta forma sanciones y penalizaciones.
“La tecnología que permite la clasificación automática y dispatching de las NEO en función de diferentes criterios (organismo emisor, palabras clave, nivel de prioridad y grupo interesado), fue uno de los principales motivos por los que nos decantamos por una solución de este tipo”.
Javier Sant Román
"Procurement & Facilities Manager Iberia"
Renovación de todas las impresoras y multifunciones en la Universidad Alfonso X el Sabio, adaptándose a cada grupo con sus necesidades
de impresión y servicios documentales diferentes.
La UAX cuenta con más de 25 años de experiencia, es una institución aprobada por las cortes generales en 1994/1995 con una clara visión: excelencia en su modelo educativo, apostando por la innovación y la orientación práctica.
La Universidad Alfonso X el Sabio busca ser reconocida como la universidad que mejor y con más garantías de éxito dota a sus titulados:
-
Focalización en maximizar el nivel de competitividad de sus estudiantes, mejorando sus capacidades y potenciando su desarrollo profesional.
-
Creencia en aunar el saber humanístico tradicional y las nuevas tecnologías, potenciando el espíritu de innovación y progreso en nuestros estudiantes.
-
Libertad e independencia para ejercer la autocrítica, asegurando el mantenimiento de un alto nivel de excelencia.
-
Ser parte activa del ecosistema de innovación de las compañías.
-
Por crear el entorno en el que estudiantes, docentes y profesionales trabajan, en un contexto tecnológico disruptivo, con creatividad y pensamiento crítico, generando soluciones que mejoran la vida en nuestras comunidades.
40.000
TITULADOS
8.800
CONVENIOS
CON EMPRESAS
1.000.000
M2 DE INFRAESTRUCTURAS
¿En qué ha consistido el proyecto de renovación
de equipos de impresión de la UAX?
Los servicios de impresión en la Universidad Alfonso X el Sabio (UAX) contemplan diferentes perfiles de usuarios, desde el personal staff de la Universidad, hasta profesores y alumnos; cada grupo con sus necesidades de impresión y servicios documentales diferentes.
Una vez analizadas las necesidades de cada uno de los grupos de usuarios, comenzamos a diseñar la solución para cada uno de ellos, con el objetivo de conseguir una solución con el mayor nivel de homogeneidad posible y con un claro denominador común, la movilidad.
El equipo técnico de la UAX tenía muy bien identificados sus principales objetivos:
-
Evitar por todos los medios la configuración de colas de impresión tradicionales en los servidores de impresión.
-
Encontrar nuevas formas de poner a disposición de los estudiantes el mejor servicio de impresión.
Con la herramienta de gestión de impresión implantada por Reprise ha sido posible diseñar e implantar diferentes escenarios basados en la movilidad, y que contemplando los diferentes inputs potenciales, las diferentes máquinas desde las que los usuarios podían solicitar servicio y los outputs correspondientes, conseguían proponer soluciones de impresión y escaneado para cada necesidad. Y todo ello sin la rigidez de colas de Windows y con toda la flexibilidad que representa poder utilizar canales de impresión como el correo electrónico, portal web o bien apps instaladas en teléfonos móviles de diferentes sistemas operativos (Android, IOS).
La nueva arquitectura diseñada para el servicio de impresión en la UAX
ha aportado innumerables beneficios
Para el personal de It:
Facilitamos la gestión de administración de las impresonas y multifuncionales, necesidades y usuarios.
Para el personal de It y los alumnos:
Se ha conseguido acortar muy significativamente el proceso de alta de un usuario en el servicio,
siendo automática en cuanto el usuario está creado en el dominio de la UAX.
El alumno sólo tiene que añadir saldo para empezar a imprimir.
Para todos los usuarios (staff, profesores y alumnos):
Incrementamos la calidad de servicio de los diferentes perfiles de usuarios que pueden imprimir y escanear desde cualquier lugar sin preocuparse de la Wifi.
Para todos los usuarios (staff, profesores y alumnos):
Pueden imprimir y escanear en múltiples formatos (word, excel y Pdf).
Pueden escanear desde y hacia repositorios en el Cloud, sus móviles y PCs
(MAC, Chromebooks etc.) de forma controlada y desasistida.
Cuando hablamos de configuraciones distintas,
para cada usuario en función de sus necesidades,
¿a qué nos referimos?
A continuación te mostramos diferentes diagramas que muestran el diseño de los servicios propuestos al perfil de usuario configurados en las impresoras y multifuncionales de uso público:
Helena Duarte
"Responsable del Departamento Legal en Grupo Constant"
“Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos
y de valor para las empresas del grupo"
EMPLEADOS - MÁQUINA DE USO PÚBLICO - IMPRESIÓN
EMPLEADOS - MÁQUINA DE USO PÚBLICO - ESCANER
"Trabajamos con Reprise porque entienden perfectamente nuestras necesidades y nos han demostrado la capacidad de asumir la responsabilidad de la gestión de nuestro parque de impresión y han incorporado elementos diferenciadores en su oferta que aportan valor al Grupo Moventia".
Esteban De Kelety Alcaide
"Director de Sistemas en Moventia"
El Grupo Constant necesita mejorar sus procesos de firmas de contratos ya que era tedioso y no todo lo eficiente que podía ser.
¿Quién es el Grupo Constant?
Grupo Constant, nació en Canarias en 1987 como grupo empresarial experto en el área de los Recursos Humanos y cuenta con más de 50 delegaciones en toda España para poder estar cerca de sus clientes.
La especialización en Recursos Humanos y el profundo conocimiento de sus profesionales en los distintos sectores donde opera, permite a Grupo Constant ofrecer un amplio portafolio de soluciones eficaces, innovadoras y con la mejor relación calidad-precio del mercado en el ámbito del outsourcing, trabajo temporal, servicios generales y formación.
Outsourcing
Grupo Constant ofrece, a través de sus empresas especializadas, las mejores soluciones de externalización de servicios.
Facilities
A través de las diferentes empresas del Grupo Constant se ofrecen respuestas específicas a las necesidades concretas de un gran abanico sectorial.
ETT
Los servicios de trabajo temporal, ofrecen una cobertura total de las necesidades de los clientes y los trabajadores.
¿Cómo trabajaban en el Grupo Constant antes de conocer a Reprise?
"Estamos ante un momento totalmente desconocido para todos. Una pandemia global que nos afecta a todos los niveles, el personal y el profesional. Sí, es una situación poco agradable, poco cómoda y muy incierta, pero ahora más que nunca es importante el esfuerzo de todos para utilizar las herramientas digitales que tenemos, que son muchas, para seguir realizando nuestra profesión, ahora en remoto, de la forma más satisfactoria posible".
El de la digitalización es un proceso que ahora todas las empresas van a necesitar y algunas van a tener que impulsar de manera rápida y casi forzosa. Una visión digital que Grupo Constant ya hace tiempo que ha ido incorporando a todas sus empresas, algo con lo que ya estaba muy concienciado.
La firma de los contratos laborales y mercantiles es una tarea muy habitual que forma parte de muchos procesos de negocio en Grupo Constant. En nuestro caso ya pasamos a trabajar con una plataforma de firma digital hace unos años, digitalizando un proceso que aporta muchos beneficios en términos de control del proceso, ahorro de costes y de tiempo. Pero nos faltaba dar un paso más para terminar de optimizar la digitalización del proceso de firma. Este paso consiste en la integración del componente de firma digital con nuestra plataforma de gestión documental, consiguiendo los siguientes beneficios adicionales que no se podrían conseguir trabajando directamente con el portal del proveedor de firma.
Antes de la integración:
1) Nuestro ERP generaba los contratos en formato PDF y estos eran depositados en una carpeta de acceso compartido, a todos los usuarios involucrados en tareas de firma digital de contratos.
2) El usuario responsable del documento a firmar lo recuperaba accediendo con sus credenciales a la plataforma de firma.
3) Subía el documento, definía las características del flujo de firma o bien seleccionaba una plantilla predeterminada (con todos los atributos a tener en cuenta en el flujo de firma) que estaba creada en dicha plataforma porque trabajaban con un flujo repetitivo en el tiempo.
4) Se iniciaba el proceso de firma y se iniciaba el flujo.
5) Se recibía por correo electrónico el acceso a la plataforma para la firma de los contratos por las partes involucradas y se firmaba el documento.
Cuando el documento quedaba firmado por las partes, éste se archivaba manualmente en el repositorio definitivo de Grupo Constant.
Su forma de trabajar tenía distintas aras de mejora...
Tareas manuales
Recuperación del contrato de carpeta y subida manual a plataforma de firma.
-
Recuperación del contrato firmado de la plataforma de firma y subida a repositorio definitivo.
Falta de seguridad
Los documentos salen al exterior.
-
En función del licenciamiento de la herramienta de firma y gestión de permisos,
ciertos usuarios pueden visualizar documentos que no les corresponden.
Facilidad de uso
Los usuarios deben conocer el funcionamiento de la herramienta de firma.
Optimización y Control
Los puntos de control del proceso quedan fuera del entorno de la organización.
¿Cómo es su proceso tras implantar la firma digital de contratos?
Después de la integración con nuestra plataforma de servicios documentales...
1) Nuestro ERP genera los contratos en formato PDF y estos se suben automáticamente al gestor documental que nos ha implantado Reprise.
2) En función de la tipología del contrato (laboral, mercantil), la sociedad a la que pertenece (CIF) y otros atributos, la firma del contrato aparece como tarea pendiente del firmante por parte de la empresa emisora del contrato.
3) Una vez el contrato está firmado por nuestro responsable desde la misma plataforma de servicios documentales de Grupo Constant, éste se envía al resto de firmantes, que lo devuelven firmado y el contrato queda perfectamente archivado en el gestor documental.
4) En el caso de los contratos laborales, queda relacionado con los documentos existentes en el expediente del empleado.
5) En el caso de los contratos mercantiles queda relacionado con los documentos existentes en el expediente del cliente o del proveedor.
Cuales son las principales mejoras para los empleados
del Grupo Constant
Automatización
El ERP sube automáticamente el contrato a la plataforma de servicios documentales
que ya integra la solución de firma.
-
El contrato se archiva definitivamente en su lugar una vez finalizado el proceso de firma.
Seguridad
Los documentos no salen del entorno del Grupo Constant.
-
Solo los usuarios autorizados a través de la política de permisos establecida en el
gestor documental tienen acceso a los documentos y expedientes.
Facilidad de uso
Los usuarios que participan en los procesos de firma, serán notificados
cuando tengan tareas o firmas pendientes.
Optimización y Control
Todos los puntos de control (como por ejemplo los recordatorios a los firmantes) que
aseguren el éxito de la transacción, se definen en el gestor documental.
"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".
Helena Duarte
"Responsable del departamento
legal en Grupo Constant"
Ambilamp confía en Reprise para llevar a cabo
la transformación de procesos documentales consiguiendo automatizar la firma, la gestión de pedidos albaranes etc.
llevando a cabo una transformación transversal
de todos sus procesos.
AMBILAMP es un Sistema Colectivo de Responsabilidad Amplicada del Productor fundado en 2005 por las principales empresas de iluminación. Su objetivo es desarrollar un sistema de recogida y tratamiento de residuos de iluminación y de aparatos eléctricos y electrónicos, estos últimos bajo la marca comercial AMBIAFME.
AMBILAMP fue constituida como asociación sin ánimo de lucro, tiene como objetivos:
Cerrar el ciclo de vida de la bombilla, luminaria o aparato eléctrico y electrónico afectada por el RD RAEE, posibilitando su tratamiento final sostenible, una vez se convierte en residuo.
AMBILAMP da servicio a todos los productores de aparatos eléctricos y electrónicos a los cuales afecte la normativa RAEE y que quieran cumplir con sus obligaciones ambientales a través de este Sistema Colectivo. Asimismo, AMBILAMP también desarrolla un servicio de logística acorde con las necesidades de los distintos agentes en los que se encuentra el residuo para su gestión.
Investigación y desarrollo en todo el área técnica cuyo principal objetivo es el desarrollo del sistema de recogida y reciclado de las bombillas y luminarias.
Concienciación, educación y sensibilización, directa e indirecta, de todos los agentes implicados en el proceso para cumplir los objetivos de protección y mejora del medio ambiente.
Reprise y Ambilamp juntos han conseguido organizar toda la información
de los procesos de negocio en una única plataforma documental.
En Ambilamp toda la documentación relacionada con procesos clave para el negocio está 100% estructurada y controlada. La compañía tiene muy claro que no se pueden asumir riesgos con los documentos ni sus datos asociados y que la eficiencia operacional y la excelencia son clave para Ambilamp y todos sus colaboradores.
-
Contratos con preaviso.
-
Contratos adheridos.
-
Flujo de documentación con firma.
-
Facturas de proveedor.
-
Liquidaciones.
-
Pedidos.
Uno de los principales retos cuando se implantó la plataforma de servicios documentales fue no modificar la forma de trabajar de los usuarios, de forma que los usuarios únicamente accedían para ver si tenían tareas pendientes y también para tomar decisiones a cerca de tareas en las que estaban involucrados, como por ejemplo tareas de aceptar o rechazar o bien de enviar o compartir con otros posibles interesados.
¿Cómo se consigue implantar un nuevo sistema sin cambiar
la forma de trabajar de los usuarios?
Con la implantación y parametrización de hotfolders se consigue "la magia" necesaria para que los usuarios únicamente arrastrando y soltando documentos en carpetas, consigan que "pasen cosas".
El usuario arrastra y suelta documentos en carpetas windows.
Y automáticamente se generan tareas en el gestor documental.
Todos los contratos mercantiles entran al gestor documental por medio de una acción manual que los deposita en la carpeta de contratos, y a partir de la lectura del documento y el reconocimiento de la tipología de contrato que se incluye en el proceso se inician tareas de revisión, firma, envío y seguimiento de devolución con reglas de temporización. Una vez recibidos los contratos quedan perfectamente archivados como parte de expedientes.
Solicitudes internas, consentimientos informados y muchos otros documentos que requieren de validaciones y firmas también se gestionan de forma automática por medio de un conjunto de reglas que permiten desde la identificación del tipo de documento y la relación de personas internas y externas involucradas en el proceso de firma, hasta la selección del tipo de firma adecuada para cada tipología de documento (simple, avanzada, reconocida).
La automatización del tratamiento de los pedidos y de las liquidaciones también formaron parte del proyecto de implantación de la plataforma de servicios documentales en Ambilamp.
En el caso de las facturas de proveedores, no solamente conseguimos el escaneo de las facturas sino también la integración de las mismas con el número de remesa asignado por el ERP de Ambilamp, con lo que dotamos al expediente de facturas de un campo de información crítico por su relevancia en la gestión de las facturas.
"Trabajamos con Reprise porque entienden perfectamente nuestras necesidades y nos han demostrado la capacidad de asumir la responsabilidad de la gestión de nuestro parque de impresión y han incorporado elementos diferenciadores en su oferta que aportan valor al Grupo Moventia".
Esteban De Kelety Alcaide
"Director de Sistemas en Moventia"
Asociación Coordinadora Sinergia Social y la Fundación
Mercè Fontanilles como miembro de la asociación.
Escogen a Reprise para proteger y establecer políticas
de uso para sus certificados electrónicos
La Fundación Mercè Fontanilles es una organización sin ánimo de lucro dedicada a la atención de las personas en diferentes ámbitos de los servicios sociales y de la formación e inserción socio laboral que, en colaboración con otras entidades y con sus recursos humanos cualificados, ofrece un servicio de calidad en todos los proyectos, programas y recursos que gestiona y desarrolla. Solo en 2019 atendieron a más de 5.000 personas, gestionaron más de 2.600 casos de personas vinculadas a procesos de inserción laboral, relacionados con 26 proyectos distintos.
La asociación coordinadora Sinergia Social tiene como objetivo prestar el soporte técnico y organizativo a organizaciones dedicadas a diferentes ámbitos del bienestar y el interés general. Organizaciones como la fundación privada Mercè Fontanilles, que a través de sus 180 profesionales requieren de medios para desarrollar su actividad de forma exitosa.
Charlando con Juan Carlos Arranz, CIO de la Asociación Coordinadora
Sinergia Social, en las primeras reuniones nos comenta lo que le preocupa
"Prestamos servicios a más de 15 asociaciones y proyectos adic