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Digitalización del proceso
de gestión de albaranes de entrega

La solución de digitalización del proceso de entrega de albaranes, acortará el proceso de facturación de tu empresa.

Te permitirá una entrega más ágil y controlada de tus productos a tus clientes, manteniendo siempre el control de existencias entregadas y facturadas.

¿Cómo gestionan las empresas los albaranes actualmente?

La mayor parte de empresas con flota de transporte propia todavía tiene pendiente la transformación digital del proceso de emisión y firma de albaranes de entrega, por lo que suele hacerse a través de procesos manuales basados en papel, lo que produce, que se pierdan, siendo el albarán un documento sin el que no se puede facturar a los clientes.

Las principales dificultades que se encuentraban nuestros clientes antes de digitalizar el proceso son : 

  • Los procesos manuales basados en papel, dificultaban el proceso de entrega.

  • Si el albarán en papel se pierde, se mancha o no refleja las existencias realmente entregadas, no era posible llevar a cabo la facturación.

  • Los cambios en las cantidades, precios, fechas de entrega, ordenes de pedido, que se escriben en el albarán, se tienen que introducir manualmente en el sistema (ERP), lo que genera errores.

  • La facturación no se puede realizar hasta que el transportista termina su ruta y se llevan a cabo todos los cambios.

  • Se invierte mucho tiempo en digitalizar y archivar los documentos.

  • El archivo manual genera costes elevados de almacenamiento.

¿En qué queremos ayudarte con esta solución?

Desde Reprise consideramos el proceso de gestión de los albaranes, un proceso crítico en gran número de empresas, de múltiples sectores, por lo que te planteamos:

  • Poder realizar cambios en tiempo real en el albarán, que se registrarán automáticamente en el ERP facilitando la facturación.

  • Agilizar el proceso y eliminar las tareas manuales repetitivas.​

  • Informar a tus clientes en tiempo real de las etapas del proceso de entrega. 

  • Mejorar el proceso del pedido y de la entrega de mercancía.

  • Mejorar los plazos de facturación al disponer de la información de mercancía entregada en tiempo real.

  • Mejorar la experiencia del cliente agilizando la resolución de posibles incidencias durante el proceso de entrega. 

No podemos olvidar, la inclusión de la firma electrónica en el proceso de digitalización de albaranes que nos aporta:

  • La captura de la firma con validez legal, desde el propio dispositivo del transportista, hasta validación interna del albarán una vez la mercancía está entregada para llevar a cabo la facturación.

  • Añadirás seguridad y control ya que a diferencias del papel, los documentos con firma electrónica no pueden ser alterados ni manipulados, lo que te ayudará en caso de reclamaciones por parte de tu cliente.

¿Cómo funciona nuestra solución?

1. Capturamos los datos del albarán.

Los datos del Albarán de Entrega  se transfieren a nuestra solución desde su ERP.

 

Sin ningún cambio en la manera habitual de proceder cuando lanzan el proceso de albaranes de entrega automatizado que se ejecuta en segundo plano.

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2. Actualizamos e intercambiamos datos

entre nuestra solución y tu ERP. 

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La solución de Albaranes de Entrega devolverá al ERP la información de las entregas y retornos para así actualizar los datos modificados en el campo. 

3. Los responsables de logística tendrán a su disposición el cuadro de mandos web para monitorizar el proceso con información de las entregas en tiempo real.

  • Leyenda de colores para identificar el estado de las entregas:

     -Negro: en transito.

     -Verde:  completada.

     -Amarillo: necesita atención.

     -Rojo: no entregada.

  • Campo de búsqueda. 

  • Visualización Web en tiempo  real de las modificaciones, anotaciones o fotografías tomadas por el transportista.

  • Acceso inmediato al albarán de entrega firmado por el cliente.

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4. El conductor dispone de los datos y puede editarlos sin alterar su ruta.

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El conductor recibe los albaranes de entrega en su móvil o tablet.

El conductor captura:

  1. Firmas.

  2. Cambios en cantidades.

  3. Fecha/hora.

  4. Geolocalización.

  5. Imágenes.

  6. Lectura de código de barras.

  7. Anotaciones.

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Comunicación con el cliente:

  • Envía un correo electrónico al cliente con una copia del comprobante de entrega firmada.

  • Los clientes reciben comunicaciones por email de cada paso de la entrega.

  • Comunicación por SMS.

Los albaranes  se devuelven a la oficina en tiempo real después de cada entrega.

Publicar en el flujo de trabajo del sistema de gestión documental ECM.

5. En el momento de la entrega los datos están disponibles

para todas las personas que intervienen en el proceso.

Para la rápida implantación del proyecto ya hemos creado

plantillas por defecto y algunas predeterminadas.

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  • Albarán de entrega digital.​

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  • Contenido web del albarán de entrega.

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  • Albarán de entrega en PDF.

  • Envíos de mails.

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Etapa de confirmación

de entrega.

​Etapa de

seguimiento

de la entrega.

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  • Contenido web de confirmación de seguimiento de cada etapa de la entrega enviado por mail o SMS.

REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LA SOLUCIÓN

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3. Móviles/Tablets

4. Entrega

5. Actualización

2. Notificación

1. Impresión

6. Confirmación

Usuario

Conductor mercancía

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Gestor de albaranes

Cliente

HTML

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@ Notificación
de entrega 

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Notificación
de entrega @

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ERP

Gestor de albaranes

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Estado de entrega

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de entrega

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"Nos impresionó la velocidad y precisión de su OCR en el momento de la captura de los tickets, la facilidad de uso de la aplicación ha sido clave para que el usuario la considere como herramienta en su gestión administrativa del día a día".

Yann Mutel

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