Con independencia del área de negocio en la que trabajas, seguro que a lo largo de estos dos últimos años has escuchado en demasiadas ocasiones, que la automatización va a cambiar de una forma muy radical la forma en la que trabajamos. Diferentes tecnologías como los OCR inteligentes, inteligencia artificial (AI) y el Robot Process Automation (RPA) van a estar presentes en muchos procesos de negocio y lo van a hacer posible.
Para los equipos de cuentas a pagar (A/P) la nueva tecnología permite la eliminación de tareas manuales, aburridas y repetitivas que aportan poco o ningún valor al negocio, y permite que se centren en tareas que requieren de la inteligencia, criterio y empatía de las personas del equipo.
En este blog vamos a considerar aspectos básicos en la automatización de este proceso, respondiendo a las preguntas más comunes, explorando las tecnologías disponibles y ayudándote a definir la estrategia más adecuada para tu empresa.
¿Que significa automatizar el proceso de cuentas a pagar (A/P)?
IBM describe la automatización como la aplicación de tecnología, programas, robótica o procesos para conseguir resultados con la mínima intervención humana. O dicho de otra forma la automatización te ayudará a sustituir tareas manuales con alta probabilidad de error por procesos automáticos.
¿Por qué automatizar el proceso de cuentas a pagar?
Existen muchas razones por las que el negocio se lo debe plantear y un gran número de caminos a través de los que conseguirlo, considerando que normalmente se pretende:
Incrementar la productividad, reduciendo el tiempo dedicado a conseguir determinados resultados.
Reducir las manualidades, dedicando tiempo a tareas de mayor valor.
Reducir el número de errores, incrementando la calidad del trabajo y evitando dedicar tiempo excesivo a una misma tarea.
Asegurar estándares de calidad.
Reducir costes, invirtiendo menos tiempo para conseguir los resultados esperados con cada tarea.
La automatización de tareas que consumen tiempo excesivo como por ejemplo el procesado de las facturas de proveedor, las aprobaciones de pagos y todo tipo de entrada manual de datos, no implica prescindir de tu equipo sino proporcionarle más herramientas para que se especialice y se dedique a tareas de más valor.
En este caso no solamente estamos delante de tareas de valor nulo, sino que además asumimos un riesgo muy elevado de cometer errores manuales, con la tecnología RPA que te explicamos más adelante, podríamos automatizarlas consiguiendo un gran ahorro de tiempo y minimizando el impacto de errores.
¿Cuál sería la mejor tecnología para abordar proyectos de A/P?
La combinación de tecnologías de RPA con OCR inteligente, inteligencia artificial y Workflow inteligente, permiten a Reprise configurar y parametrizar soluciones que automatizan las tareas incluidas en un proyecto de digitalización de proceso de A/P.
Así como existen tecnologías que se incluyen en todos los proyectos, en el caso del RPA hay que analizar su conveniencia que estará condicionada por un análisis muy pormenorizado de un conjunto de tareas de alto índice de repetición y muy predecibles y con bajos niveles de variabilidad que permitan a amortizar el esfuerzo de programación de los robots.
¿Por qué digitalizar el proceso de cuentas a pagar?
Aunque a menudo el proceso de A/P se considera una función relacionada con el backoffice de la compañía, el mismo tiene un incuestionable impacto en la base del negocio.
Y nunca ha resultado tan evidente como durante estos últimos 2 años, cuando los financieros han necesitado más que nunca de su activo circulante para garantizar la continuidad del negocio y sobrevivir, tratando de conseguir los mayores niveles de disponible.
Dado que cada factura recibida contiene diferentes datos que deben introducirse manualmente en los sistemas hasta que ésta es pagada, los procesos de A/P consumen muchas horas de personas empleadas en tareas muy manuales y de alto riesgo y probabilidad de error que demuestran su necesidad de digitalización.
Eliminando tareas manuales y rutinarias, como por ejemplo la aprobación de las facturas, la entrada de datos manuales y los pagos, la automatización permitirá que los equipos de trabajo se focalicen en tareas de alto valor añadido.
¿Qué aspectos podría automatizar dentro del proceso de A/P?
Algunos ejemplos de automatización incluyen:
Procesado y categorización de las facturas recibidas, identificando y filtrando las facturas por la complejidad de sus formatos/estructuras, hasta su inclusión en un único workflow diseñado de acuerdo a las necesidades del negocio, eliminando las necesidades de captura manual de los datos y archivado en papel de las mismas.
Definición de reglas y grupos de aprobación mejorando la eficiencia del proceso permitiendo a los aprobadores, aprobar sus facturas con tan solo un click y en entornos de completa movilidad si se requieren.
Automatización de la captura de datos, acelerando la entrada de datos eliminando riesgo de errores humanos.
Validaciones automáticas comparando y actualizando datos de forma automática con documentos relacionados como por ejemplo órdenes de pedido.
Que tecnología existe para automatizar las A/P
1. Automatización de las hojas de cálculo
Cuando pensamos en automatización muchos de nosotros pensamos de forma natural en sofisticadas herramientas de inteligencia artificial AI y machine learning. Pero en la práctica, la automatización de (A/P) puede resultar tan simple como una fórmula en una hoja de cálculo.
Las hojas de cálculo se utilizan de forma muy generalizada para cotejar, almacenar y procesar grandes cantidades de datos de contabilidad. En muchas ocasiones utilizadas para acelerar procesos manuales de cálculo gracias a los potentes cálculos que se consiguen mediante las fórmulas, obteniendo grandes mejoras
En el proceso de A/P la automatización con hojas de cálculo, se utiliza para tareas de reporte, ayudando a calcular rápidamente métricas como: tipo promedio de días de pago, ratios de facturas pagadas etc. Datos que pueden ser compartidos automáticamente entre las diferentes hojas de uno o más libros y utilizados para realizar cálculos complejos.
Si bien no estamos en contra de apoyarse en el uso de las mismas, pensamos que no son la mejor opción para basar la automatización del proceso, ya que aportan potencia y flexibilidad pero no son lo suficientemente consistentes.
Cualquiera puede cambiar los datos o bien corromper las fórmulas. La automatización de las hojas de cálculo es completamente dependiente de intervenciones humanas e increíblemente vulnerables por los errores ocasionados por dichas intervenciones que pueden provocar un verdadero desastre.
2. Reconocimiento óptico de caracteres (OCR)
El reconocimiento óptico de caracteres, se basa en la automatización de la conversión de documentos físicos o bien digitales (imagen) en documentos digitales con datos asociados que provienen de la extracción de campos de información (datos) que forman parte del mismo documento tratado.
El procesado facturas requiere de la extracción de datos de las mismas así como de otras tareas de consulta y recuperación de datos de otras fuentes de información como por ejemplo el ERP de la organización u otros sistemas. Si tenemos en cuenta que las facturas habitualmente se reciben en formato físico y o electrónico, o de forma individual o agrupada, y de proveedores con los que se trabaja de forma recurrente o bien de forma esporádica , y que a su vez pueden o no guardar relación pedidos, es fundamental disponer de tecnología muy precisa, flexible e inteligente que nos permita estandarizar el proceso y conseguir ratios muy elevados de acierto en los resultados de recuperación de los datos necesarios, ya que al tratarse de un proceso en el que normalmente se consideran cientos o miles de documentos a lo largo del mes, los errores continuos por el hecho de no disponer de la correcta tecnología o del partner adecuado podrían originar múltiples incidencias de impacto muy negativo en el negocio.
3. Robotic process automation (RPA)
Con la tecnología RPA se consiguen automatizar aquellas tareas repetitivas y predecibles que los humanos llevan a cabo en su interacción con aplicaciones y plataformas. Se trata de un tipo de automatización no supervisada, basada en la programación de “robots” que necesitan actualización continua de programación a aplicarse cada vez que cambian las “reglas del juego”.
Es por ello que sugerimos realizar un análisis muy exhaustivo de aquellos procesos o subprocesos en los que se considera que el RPA es la tecnología ideal para su automatización, que sin lugar a dudas existen en muchas organizaciones. Nuestro consejo pasa por encontrar tareas muy repetitivas, completamente predecibles y que sobre todo no sean muy cambiantes en el tiempo.
Es muy común encontrar organizaciones con múltiples sistemas de información con diferentes bases de datos no interrelacionadas, lo que genera normalmente una gran pérdida de tiempo en tareas como por ejemplo la autenticación, el data entry etc.
4. Intelligent workflow automation
Si tomamos como ejemplo la actualización del precio de una factura de proveedor, no es suficiente lo que hacen muchas de las aplicaciones de digitalización de este proceso de A/P, cuando identifican y avisan al administrador de la aplicación para la correcta imputación del dato, ya que las correcciones continuarían siendo completamente manuales, cuando en muchos casos podríamos evitar dichas manualidades al disponer de los datos adecuados en nuestras propias bases de datos.
La corrección del dato normalmente pasaría por la revisión de la orden de pedido, la revisión de los términos y condiciones del contrato relacionado con dicha orden, el envío de correos electrónicos aclaratorios hasta la corrección del importe y finalmente el cambio manual del importe de la factura.
Cuando nos planteamos automatizar no solamente es válida la detección de los problemas sino la corrección de los mismos para evitar múltiples tareas manuales a pesar de tener el proceso “automatizado”.
Por medio de un flujo inteligente sería el propio flujo el que estaría entrenado para detectar y corregir el importe de la factura de acuerdo a la lógica aplicada para los casos de detección de error de importe.
¿Qué aspectos podría automatizar dentro del proceso de A/P?
Existe un falso mito respecto de la desaparición del trabajo humano por causas imputables a la automatización. Mientras que es cierto que tareas manuales y rutinarias en cualquier empresa, también es cierto que hay un gran conjunto de tareas de alto valor que quedan por hacer, tareas que requieren de la explotación de la experiencia el conocimiento, análisis, el pensamiento crítico, la empatía y relaciones personales etc, y esa es precisamente la oportunidad.
Aprovechamos para sugerirte que diseñes una estrategia de automatización, porque automatizar por automatizar no funciona, y los riesgos y consecuencias son elevados.
En Reprise podemos ayudarte a diseñar e implementar la estrategia adecuada y en la integración de las tecnologías necesarias que transformen y automaticen tu proceso de A/P.
