La factura electrónica es un justificante de entrega de bienes y/o prestación de servicios, para que una factura se considere “electrónica” debe:
1.- Ser enviada y recibida por medios telemáticos, asegurando en todo momento la integridad y autenticidad de los datos que contiene.
2.- Usar un formato estructurado, conteniendo determinados datos que permiten la automatización de los procesos de emisión y recepción de facturas y su integración con las herramientas informáticas contables y de gestión del negocio.
¿Qué aporta el formato estructurado en la factura electrónica B2B?
El formato estructurado es la clave para alcanzar la automatización completa del proceso de facturación. La simplificación de procesos y la agilidad en la resolución de los mismos gracias al concepto de automatización.
Muchas personas confunden una factura en PDF enviada por e-mail, con la factura electrónica que nos impone la Ley Crea y Crece. A partir de la ratificación de la Ley la factura en PDF dejará de ser válida y no solo estas sino también todas las generadas con programas de ofimática (Word, Excel…)
Durante el periodo de transición de la obligatoriedad, las facturas estructuradas se deberán acompañar un documento en formato pdf que asegure la legibilidad para aquellas empresas que todavía no haya entrado en vigor la obligación.
La Ley Crea y Crece impone un nuevo requisitos para que las facturas electrónicas sean validas, que consiste en la interoperabilidad de formatos de factura electrónica que deberán creadas con carácter estructurado, ajustado al modelo semántico de datos EN16931 del Comité Europeo de Normalización y bajo una de las siguientes sintaxis.
¿Qué formatos de factura electrónica se admitirán?
UBL (Universal Business Language): Simplifica de forma estandarizada la automatización del intercambio de información financiera mediante de el lenguaje XML. Puede ser visualizado en distintos programas (navegador Internet, Excel, etc.). Este formato ya existe en Holanda o Suecia, y se extenderá por más países de Europa para tener un lenguaje común en un formato único en las relaciones B2G.
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport): Estándares de mensajes comerciales y gubernamentales estructurados más utilizados en todo el mundo para el intercambio electrónico de documentos (EDI).
FACTURAe Para facturar a la Administración Pública. Utilizada por todos los proveedores de la Administración Pública desde su entrada en vigor en 2015. Para facturar a contratistas y subcontratistas de la Administración. El formato facturae es obligatorio en los casos anteriormente mencionados, pero también se hace extensible a la empresa privada con la publicación en el BOE de la Ley Crea y Crece (que obliga a estas a emitir y recibir factura electrónica en todas sus relaciones comerciales).
CEFACT/ONU: En 2007, en su Foro de Dublín, el CEFACT/ONU anunció el lanzamiento de su factura aplicable a toda la industria (CII). Esto representó el lanzamiento del esquema XML del CEFACT para su uso internacional y multisectorial. A este esquema se le denomina XML CEFACT, y aporta la validación que se necesita para garantizar que un fichero XML sea compatible con el modelo de biblioteca considerándose entonces interoperable con sistemas dispares.
Si necesitas más información sobre como implantar una solución de factura electrónica homologada y que te garantice el cumplimiento de la Ley Crea y Crece desde Reprise estaremos encantados de hacerte una demo.