Automatización de los gastos
de representación.
CCIB
“Nos impresionó la velocidad y precisión de su OCR en el momento de la captura de los tickets, la facilidad de uso de la aplicación ha sido clave para que el usuario la considere como herramienta en su gestión administrativa del día a día”
Yann Mutel
"CFO en GL Events"
¿Qué es el CCIB?
El centro de Convenciones Internacional de Barcelona (CCIB), gestionado por la empresa francesa GL Events, está formado por un gran equipo profesional, dinámico y con una larga trayectoria en la organización de eventos. Las personas que forman parte del proyecto así como la marca consolidada en el mundo de Barcelona como destino preferido y unas instalaciones y servicio de calidad, se convierten en el principal activo de CCIB.
El CCIB está formado por dos edificios de un gran valor arquitectónico unidos por una rambla de conexión subterránia, que suman una superficie total aproximada de 100.000 m2. Por un lado el centro de convenciones y por otro el edificio Fòrum diseñado por los arquitectos suizos Herdog & De Meuron, que se ha convertido en un emblema de la ciudad de Barcelona.
Desde el 2005 , el CCIB ha acogido más de 1.260 eventos con 6 millones de visitantes. Celebrándose en sus instalaciones eventos y convenciones de carácter mundial.
CCIB lo componen más de 128 profesionales que trabajan de una forma muy dinámica de acuerdo a las particularidades del sector de los eventos. El calendario de los eventos, los horarios de trabajo así como la gran superficie de trabajo de los edificios del CCIB requiere de soluciones tecnológicas, eficientes y pensadas para trabajar en entornos de movilidad, con la finalidad de garantizar servicio y niveles de productividad adecuados para todos los profesionales de la organización.
De forma regular un gran número de profesionales de la empresa requieren de dietas en la forma de gastos de transporte, restauración, gasolina, peajes etc.
Charlando con Yann Mutel, CFO en GL Events, nos cuenta
como ha cambiado su empresa gracias a Reprise.
"Antes de implantar la solución de digitalización de nota de gastos el proceso era completamente manual.
Impresiones grapadas, cálculos de importe manuales, pérdida de tickets. Entre el equipo directivo y el departamento comercial tenemos a 20 usuarios con la aplicación instalada en sus móviles IOS y Android. Las hojas con los tickets grapados pasaban de mesa en mesa a la espera de aprobación de los diferentes miembros del circuito de validación.
La insatisfacción venía derivada por partida doble:
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El proceso se alargaba mucho, creando insatisfacción en los usuarios que tenían que anticipar el importe de los tickets a menudo, debiendo esperar muchos días desde que pagaban los gastos de su bolsillo hasta que la empresa se los compensaba, por tener un proceso muy manual basado el papel...
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Por otra parte, el departamento de contabilidad y finanzas no tenía previsiones de gasto hasta que recibían las notas de gastos de los comerciales, que a menudo se presentaban a final de mes o bien cuando el comercial se acordaba de reportarlos y en ese momento claro está, el comercial lo necesitaba para ya!! teniendo muy poco margen por parte de la empresa desde la visualización del coste hasta la obligación de pago...
Con la implantación de la herramienta integrada por Reprise hemos ganado de una forma significativa en velocidad, ya que la digitalización del proceso ha supuesto que en cada momento nuestro departamento de contabilidad disponga de la información para su aprobación y contabilización del gasto correspondiente.
El OCR es rápido y muy preciso, hasta el punto que en según que tickets, detecta campos antes que mi ojo, como en el caso de la fecha en tickets de gasolina."
Juntos... establecemos los objetivos del proyecto
Simplificar la vida de los profesionales con una herramienta de captura precisa y rápida de la información de los tickets.
Eliminar la acumulación de tickets e intercambio de papel entre departamentos.
Reducir de forma significativa el tiempo dedicado en la generación de la nota de gastos.
Disponer de visibilidad en tiempo real de los gastos acumulados de forma individual y colectiva por parte de finanzas.
Optimizar los tiempos de aprobación y gestión de revisión gracias a los workflow disponibles y capacidades de integración de la herramienta con
el ERP de la organización.
Y ahora viene la pregunta dificil. Hay que medir la satisfacción del cliente.
"Nos impresionó la velocidad y precisión de su OCR en el momento de la captura de los tickets, la facilidad de uso de la aplicación ha sido clave para que el usuario la considere como herramienta en su gestión administrativa del día a día".
Yann Mutel
"CFO en GL Events"
