Automatización de la revisión y contabilización de facturas de proveedor.
Maresmar
Conseguimos una integración entre SAP y la solución de digitalización de facturas de mucho más valor, capaz de relacionar la factura digitalizada con el albarán generado en SAP y de identificar al aprobador en función del centro de coste, dato que se consulta en SAP, incluyéndolo en el flujo de aprobación de facturas en el gestor documental que ha implantado Reprise.
Judit Cubells
"Directora financiera de Maresmar"
¿Quién es Maresmar?
Gracias a la apuesta por la innovación y el servicio, Maresmar se ha convertido en una compañía con la oferta de productos del mar más amplia del mercado.
Crear valor con cada una de la acciones, generar mutua confianza con sus clientes, partners y proveedores, así como lograr un desarrollo simultáneo entre la empresa y sus profesionales son la principal razón de ser de Maresmar. La continua apuesta e inversión en I+D+I ha permitido a Maresmar convertirse en un referente en el mercado internacional en los últimos 30 años.
Maresmar recibe a diario decenas de facturas, ¿cómo era su proceso de validación de facturas antes de digitalizarlo?
El departamento financiero de Maresmar, por su actividad y volumen de negocio, recibe decenas de facturas de sus proveedores.
Estas facturas corresponden a todas las existencias que recibe el grupo en sus distintas sedes, por lo que la tarea de validación de la factura contra el albarán es bastante complicada.
En una misma factura se reflejan existencias de distintos albaranes y pedidos, que se asignan a centros de coste diferentes en función de a que sede pertenezcan.
Maresmar lleva a cabo el proceso de validación y pago de facturas a través de su ERP (SAP), en el que ya tiene configurado el circuito de aprobación, es decir, en SAP podemos encontrar en función del centro de coste:
1.- El albarán.
2.- Las facturas.
3.- Quien es el aprobador por centro de coste.
¿Qué tecnología les proponemos para agilizar el proceso?
Desde Reprise, les proponemos digitalizar el proceso de validación de las facturas a través dos soluciones diferentes.
Un OCR inteligente, para extraer los datos de las facturas.
Un gestor documental que incorpora motor de flujos de trabajo (BPM), que sea capaz de consultar en SAP, a quien tiene que enviar cada factura para aprobar y que conjunto de albaranes le tiene que proporcionar.
¿Cuál es la función del OCR inteligente en el proyecto?
Cada vez que se escanea una factura o albarán, se extraen los datos relevantes de cada documento:
1.- Número de factura, numeros de pedido, importes relacionados con cada pedido.
2.- Número de albarán, existencias entregadas y centro de coste en el que se ha entregado.
Una vez que tenemos la información, solo nos falta que ambos softwares puedan consultar la información entre sí, para cerrar el proceso de validación, para lo que implementamos el gestor documental.
¿Por qué implantamos el Gestor Documental, con motor de flujos?
Una vez, que la información ha sido extraída, solo nos falta poder enviar una misma factura a los distintos aprobadores que intervienen en el proceso, ya que como decíamos antes, en una factura puede haber conceptos de distintos centros de coste que se recogen en diferentes albaranes, por lo que una misma factura será visada varias veces, en función del número de validadores que deban intervenir en el proceso.
¿Cómo lo hacemos?
Es en el gestor documental donde se almacena toda la información de facturas y albaranes y este consulta con SAP, a que personas y que albaranes les tiene que mostrar.
Una vez enviado el gestor documental recoge de nuevo la información y la traslada a SAP. Esta capacidad de poder relacionar la información entre SAP y el OCR, es el aspecto clave del proceso.
La comunicación bidireccional que existe entre el gestor documental, el OCR y SAP marcan la diferencian. Además de la facilidad de uso y lo intuitivo que es el interface del gestor, a diferencia de los módulos de aprobación de facturas de los que disponen los ERP, como en este caso SAP.
¿Cuáles son los principales beneficios que ha conseguido Maresmar?
"Antes de digitalizar el proceso de validación de factura de proveedores, necesitábamos más del doble de tiempo que
ahora, para validar las facturas, lo que retrasaba la actualización de nuestra contabilidad, que impactaba de forma importante en el negocio".
"Las facturas nos llegan tanto por correo electrónico como en papel, y sus datos se capturan de forma automática, y en función de diferentes reglas de negocio se inician los diferentes procesos de aprobación, hasta la contabilización de los mismos en SAP".
"Con la digitalización del proceso hemos conseguido ser mucho más eficientes, automatizando tareas que se repetían infinidad de veces y no aportaban valor".
"Conseguimos una integración entre SAP y la solución de digitalización de factura de proveedor de mucho valor para Maresmar, capaz de relacionar la factura digitalizada con el albarán generado en SAP y de identificar al probador de la misma en función del centro de recepción de la mercancia (dato de SAP) incluyéndolo en el flujo de aprobación de facturas de la solución integrada por Reprise".
Judit Cubells
"Directora financiera Maresmar"
