Automatización de los procesos de firma
de contratos y catalogación en el gestor documental del Grupo Constant

Helena Duarte

"Responsable del Departamento Legal  en Grupo Constant"

“Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos
y de valor para las empresas del grupo"

¿Quién es el Grupo Constant?

EQUIPO GRUPO CONSTANT.jpg

Grupo Constant, nació en Canarias en 1987 como grupo empresarial experto en el área de los Recursos Humanos y cuenta con más de 50 delegaciones en toda España para poder estar cerca de sus clientes. 
 

La especialización en Recursos Humanos y el profundo conocimiento de sus profesionales en los distintos sectores donde opera,  permite a Grupo Constant ofrecer un amplio portafolio de soluciones eficaces, innovadoras y con la mejor relación calidad-precio del mercado en el ámbito del outsourcing, trabajo temporal, servicios generales y formación.
 

Outsourcing

Grupo Constant ofrece, a través de sus empresas especializadas, las mejores soluciones de externalización de servicios.
 

Facilities

A través de las diferentes empresas del Grupo Constant se ofrecen respuestas específicas a las necesidades concretas de un gran abanico sectorial.
 

ETT

Los servicios de trabajo temporal, ofrecen una cobertura total de las necesidades de los clientes y los trabajadores.

¿Cómo trabajaban en el Grupo Constant antes de conocer a Reprise?

"Estamos ante un momento totalmente desconocido para todos. Una pandemia global que nos afecta a todos los niveles, el personal y el profesional. Sí, es una situación poco agradable, poco cómoda y muy incierta, pero ahora más que nunca es importante el esfuerzo de todos para utilizar las herramientas digitales que tenemos, que son muchas, para seguir realizando nuestra profesión, ahora en remoto, de la forma más satisfactoria posible".

El de la digitalización es un proceso que ahora todas las empresas van a necesitar y algunas van a tener que impulsar de manera rápida y casi forzosa. Una visión digital que Grupo Constant ya hace tiempo que ha ido incorporando a todas sus empresas, algo con lo que ya estaba muy concienciado.

La firma de los contratos laborales y mercantiles es una tarea muy habitual que forma parte de muchos procesos de negocio en Grupo Constant. En nuestro caso ya pasamos a trabajar con una plataforma de firma digital hace unos años, digitalizando un proceso que aporta muchos beneficios en términos de control del proceso, ahorro de costes y de tiempo. Pero nos faltaba dar un paso más para terminar de optimizar la digitalización del proceso de firma. Este paso consiste en la integración del componente de firma digital con nuestra plataforma de gestión documental, consiguiendo los siguientes beneficios adicionales que no se podrían conseguir trabajando directamente con el portal del proveedor de firma.

Antes de la integración:

1) Nuestro ERP generaba los contratos en formato PDF, y estos eran depositados en una carpeta de acceso, compartido a todos los usuarios involucrados en tareas de firma digital de contratos.

2) El usuario responsable del documento a firmar lo recuperaba accediendo con sus credenciales a la plataforma de firma.

3) Subía el documento, definía las características del flujo de firma o bien seleccionaba una plantilla predeterminada (con todos los atributos a tener en cuenta en el flujo de firma) que estaba creada en dicha plataforma porque trabajaban con un flujo repetitivo en el tiempo.

4) Se iniciaba el proceso de firma y se iniciaba el flujo.

5) Se recibía por correo electrónico el acceso a la plataforma para la firma de los contratos por las partes involucradas y se firmaba el documento.

Cuando el documento quedaba firmado por las partes, éste se archivaba manualmente en el repositorio definitivo de Grupo Constant.

Principales inconvenientes

Tareas manuales

Recuperación del contrato de carpeta y subida manual a plataforma de firma.

-

Recuperación del contrato firmado de la plataforma de firma y subida a repositorio definitivo.

Seguridad

Los documentos salen al exterior.

-

En función del licenciamiento de la herramienta de firma  y gestión de permisos,

ciertos usuarios pueden visualizar documentos que no les corresponden.

Facilidad de uso

Los usuarios deben conocer el funcionamiento de la herramienta de firma.

Optimización y Control

Los puntos de control del proceso quedan fuera del entorno de la organización.

Después de la integración con nuestra plataforma de servicios documentales...

1) Nuestro ERP generaba los contratos en formato PDF y estos eran subidos automática a nuestro gestor documental.

2) En función de la tipología del contrato (laboral, mercantil), la sociedad a la que pertenecía (CIF) y otros atributos, la firma del contrato aparecía como tarea pendiente del firmante por parte de la empresa emisora del contrato.

3) Una vez el contrato era firmado por nuestro responsable desde la misma plataforma de servicios documentales de Grupo Constant, éste se enviaba al resto de firmantes, que lo devolvían firmado y el contrato quedaba perfectamente archivado en el gestor documental.

4) En el caso de los contratos laborales queda relacionado con los documentos existentes en el expediente del empleado.

5) En el caso de los contratos mercantiles queda relacionado con los documentos existentes en el expediente del cliente o del proveedor.

Principales beneficios

Automatización

El ERP sube automáticamente el contrato a la plataforma de servicios documentales

que ya integra la solución de firma.

-

El contrato se archiva definitivamente en su lugar una vez finalizado el proceso de firma.

Seguridad

Los documentos no salen del entorno del Grupo Constant.

-

Solo usuarios autorizados a través de la política de permisos establecida en el

gestor documental tienen acceso a los documentos y expedientes.

Facilidad de uso

Los usuarios que participan en los procesos de firma serán notificados cuando tengan tareas pendientes y firmar.

Optimización y Control

Todos los puntos de control (como por ejemplo los recordatorios a los firmantes) que

aseguren el éxito de la transacción, se definen en el gestor documental.

Si te pasa lo mismo, contáctanos
estaremos encantados de ayudarte

¡Gracias por tu mensaje!

"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".

Helena Duarte

"Responsable del departamento

legal en Grupo Constant"

1/4
1/4
1/4
1/4