Gestión automatizada de las
Notificaciones Electrónicas Obligatorias
El gestor de notificaciones que implementa Reprise es mucho más que una solución de descarga controlada y automatizada de las NEO, ya que aporta todas las capacidades de la gestión documental a lo largo del tratamiento de la NEO, desde la descarga o escaneado a la distribución automática a los responsables interesados, y la respuesta al organismo correspondiente.
¿Qué son las notificaciones electrónicas y cómo han evolucionado?
A la vista del avance de las nuevas tecnologías, las Administraciones Públicas, no se están quedando atrás a la hora de modernizar sus sistemas de gestión. En los últimos años han hecho una apuesta clara por la comunicación por vías telemáticas, sustituyendo progresivamente las notificaciones con papel y acuse de recibo, por las notificaciones electrónicas.
Las notificaciones electrónicas
son un sistema por el cual tu empresa va a recibir los avisos y documentos que las AAPP quieran enviarte.
Según la reforma administrativa llevada a cabo por las Ley 39/2015 y la 40/2015, las personas y empresas estaban obligadas a recibir estas notificaciones electrónicas:
"Cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos".
¿Qué es un gestor de notificaciones electrónicas automático?
El gestor de notificaciones electrónicas que integra Reprise monitoriza diariamente la vigilancia y descarga de las notificaciones electrónicas de miles de empresas en España.
Evita que determinadas personas de tu empresa tengan que conectarse de forma manual a las más de 9.900 sedes electrónicas que poseen las administraciones públicas y descargar las notificaciones, evitando que se pueda dar por notificada tu empresa por haber transcurrido 10 días desde la puesta a disposición de la notificación electrónica sin que nadie se haya descargado la notificación (excepto los juzgados, con un periodo de entre 3 y 5 días, y las Diputaciones Forales, con 20 días desde su puesta a disposición).
El gestor de notificaciones permite vigilar automáticamente todas las sociedades que nuestros clientes necesiten, incluso con múltiples certificados, y monitorizar cualquier organismo (AEAT, TGSS, DGT, Dehú, Ayuntamientos, etc.).
Es el único en el mercado que permite la descarga, manual o automática, completamente masiva o selectiva de las notificaciones puestas a disposición, desencadenando procesos de reparto de las NEOS entre las personas que deben estar implicadas en la gestión de la notificación, lanzando flujos de trabajo para la tramitación controlada de cada una de las notificaciones recibidas y la presentación de documentos en el registro electrónico común (REC).
Además, de contar con un potente gestor documental en el que se organizan automáticamente todas las notificaciones descargadas para su posterior gestión y consulta a través de un potente servicio de búsqueda.
¿Qué te aporta trabajar con un Gestor de Notificaciones?
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Listado de notificaciones disponibleLas notificaciones que la administración pública pone a disposiciónde las empresas son listadas en la solución. Esta vista permite tener un primer detalle de la notificación, de manera que pueda ser descargada o mantenida como disponible sin descargar a criterio del usuario
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Servicio de monitorizaciónServicio que consulta periódicamente de forma automática las notificaciones disponibles de las entidades autorizadas proconfiguradas. Es necesario configurar las entidades autorizadas mediante la carga en el sistema del certificado electrónico que permite el acceso a los servicios públicos de notificación
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Descarga selectiva de notificacionesDescarga de las notificaciones seleccionadas del listado de las puestas a disposición y firmado automático mediante certificado proconfigurado. En el momento de la descarga se confirma la recepción de la documentacióny activa el plazo correspondiente a la notificación. Se asiganará a un área o a un receptor en funciónde la configuración de la solución
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Archivo de notificaciones e información asociadaSe realiza el archivo automático de la notificación con su información y su documentación asociada. Se organiza en función de la configuración de la solución. Se realiza un análisis OCR de la notificación para poder realizar búsquedas por contenido (opcional). Los elementos que se crean y archivan son: -Expediente:identificador de la notificación -Adjuntos: documentación adjunta a la notificación si aplica -PDF: documento con el texto completo "buscable" de la notificación -XML: Fichero técnico que acumula la información más relevante de la notificación
¿Cómo es el proceso de gestión de las notificaciones electrónicas?
Reprise integra en sus clientes el gestor de notificaciones electrónicas
más completo del mercado.
El único que automatiza la descarga de las notificaciones, te permite diseñar flujos de trabajo asociados a las notificaciones y almacenar toda la información de la notificación, en un gestor documental, completamente securizado.
Te presentamos las principales funciones del gestor
de notificaciones electrónicas de las Administraciones Públicas
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Revisión automática de sedes electrónicas.
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Multiempresa y compatible con apoderamientos.
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Sistema de alertas parametrizables para cada perfil de usuario.
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Archivo automático de NEO y documentos generados.
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Envío automático al representado.
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Preparación de trámites.
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Generación de respuestas para tipos de notificación judicial.
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Descarga de las NEO pendientes con un clic.
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Acceso a cierta información sin descargar la NEO.
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OCR del contenido para automatizar las tareas.
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Multi-organismo (060,TGSS).
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Trazabilidad y relación directa entre notificaciones y documentos asociados.
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Alerta Last Call. Descarga automática de notificaciones antes de que expiren.
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Potente motor de búsqueda.
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Sistema en la Nube (Cloud).
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Configuración de reglas de acceso.
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Auditoría por usuario, proceso, fecha de descarga, etc.
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Comentarios añadidos a las NEO.
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Vista rápida de todas las NEO y sus estados.
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Clasificación por múltiples criterios.
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Posibilidad de exportar a Excel lista de notificaciones electrónicas encontradas.
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Reporte periódico con un resumen.
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Compatible con directorio activo (LDAP).
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Control de la caducidad de los certificados.
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Compatible con HSM.
Video de las principales ventajas que te ofrece Reprise, para optimizar el tratamiento de las notificaciones electrónicas obligatorias.
"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".
Helena Duarte
"Responsable del departamento
legal en Grupo Constant"
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Foto, logo Santillana cliente de Reprise
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¿Qué puede aportar Reprise a mi departamento?
