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Digitalización del proceso de registro
de huéspedes para 
sector hotelero

Digitaliza el proceso de checking, registro y almacenamiento durante 3 años para cumplir con la Ley garantizando la fiabilidad que aporta la firma manuscrita biométrica que recoge información grafométrica del trazo (velocidad, presión, curvatura, etc.) del cliente.  Esta información es analizable por un perito grafólogo del mismo modo que lo haría con una firma física en papel.

Reduce considerablemente el volumen de impresión y los costes de almacenamiento.

¿Qué supone la entrada en vigor de la Orden INT/ 1922/2003,

de 3 de julio sobre libros-registro y partes de entrada

de viajeros en establecimientos de hostelería?

Los establecimientos deben cumplimentar un libro de registro de huéspedes, pudiendo hacerlo de forma manual o por medios digitales. Esta nueva orden obliga a los viajeros a firmar dicho registro.

 

Los establecimientos deberán conservar los libros-registro durante el plazo de tres años, desde la fecha de la última de las hojas registro que los integran, o, en su caso, desde la fecha de grabación de la información cuando se conserve por medios digitales.

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Firma y almacenamiento en papel del libro de registro.

Firma con biometría y almacenamiento digital.

Reprise registro digital de hoteles

Datos

User Journey

¿Qué te proponemos?

Desde Reprise te proponemos una Solución para facilitar el proceso de registro de entrada de clientes en hoteles con total garantía legal.

1. Generación del parte

 de entrada digital.

  • Creación del documento digital para ser firmado con la información completa del cliente.

  • Muestra del documento al cliente para su revisión.

2. Captura de la firma.

  • Digitalización de la firma con tecnología biométrica (Firma Digital Biométrica).

  • Archivado del documento firmado de forma estructurada y ordenada.

  • Almacenamiento seguro  y duradero.

  • Búsquedas y descargas sencillas y ágiles.

3. Inserción en libro

de registro.

¿Cómo funciona la solución?

Nos adaptamos a la situación actual de tu hotel:

1. ¿Tu hotel no cuenta con un sistema de Registro Hotelero digital?

Si a día de hoy el personal de recepción del hotel lleva a cabo las reservas y el registro de tus clientes en papel, podemos ayudarte a hacerlo digitalmente,

evitando esperas en la recepción del hotel y proporcionando mejor calidad

de servicio a tus huéspedes.

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1. Generación del parte de entrada digital

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Gestión de reserva e inicio de Check-in
    (Hotel con nuestra solución).

A la llegada del cliente el personal del hotel completa los datos del mismo y de los acompañantes que se van a alojar.

Automáticamente se genera el documento o documentos a firmar.

Si el personal del hotel dispone de los datos previa a la llegada del cliente, puede generar previamente el documento para lanzarlo a su firma con un simple click en el momento de la llegada).

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2. Captura de la firma

El cliente realiza su firma en un dispositivo de captura de firma digital, quedando registrados todos los datos biometricos, como son la velocidad de trazo, la fuerza y demás datos necesarios para garantizar la validez de la firma digital.

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Firma del documento de registro en un
    dispositivo de captura de firma digital.

Ejemplo: Wacom STU 540.

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3. Inserción del documento en libro de registro

El documento firmado se aloja automáticamente en el gestor documental y es almacenado durante 3 años tal como indica la norma.

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Almacenamiento y categorización, y custodia

digital del documento de registro firmado.

2. ¿Quieres liberar a tu personal de recepción

de la tarea de cumplimentar los datos de los huéspedes?

Pondremos a disposición de los huéspedes un dispositivo móvil, desde el que ellos mismos pueda rellenar todos los datos de los huéspedes mayores de 16 años,

que son los que se deben reportar a la Policía Nacional.

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1. Generación del parte de entrada digital

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Se pone a disposición del cliente un dispositivo móvil desde el que podrá completar sus datos personales.

Automáticamente se genera el documento a firmar con los datos correspondientes.

Completado del formulario

de Check-in (usuario).

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2. Captura de la firma

El cliente firma el documento en el dispositivo con capacidad de captura biométrica.

Firma del documento de registro (usuario).

Ejemplo: Samsung Galaxy Tab S6 Lite.

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3. Inserción del documento en libro de registro

El documento firmado se aloja automáticamente en el gestor documental.

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Almacenamiento y categorización, y custodia digital del documento de registro firmado

      3. Tu personal de recepción ya dispone de un sistema de registro hotelero,

solo falta poder recoger la firma biométrica y conservar el registro

durante 3 años.

La solución está diseñada para integrarse con la tecnología que ya estás utilizando y proporcionarte la captura de la firma biométrica, que es el requisito más importante de la nueva normativa.

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1. Generación del parte de entrada digital

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La persona de recepción del establecimiento, utilizando su sistema, envía a firma el documento del check-in.

Gestión de reserva e inicio de Check-in
    (Hotel con nuestra solución).

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2. Captura de la firma

El cliente visualiza el documento en un dispositivo de captura de firma digital desde el cual lo firma.

Firma del documento de registro en un
dispositivo de captura de firma digital.

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3. Inserción del documento en libro de registro

El documento firmado se aloja automáticamente en el gestor documental.

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Almacenamiento y categorización, y custodia

digital del documento de registro firmado.

¿Conoces la solución más sencilla para cumplir con la norma
del libro de registro y custodia en establecimientos hoteleros?

 ¿Quieres leer más consejos, que hemos escrito para ti?

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"Nos impresionó la velocidad y precisión de su OCR en el momento de la captura de los tickets, la facilidad de uso de la aplicación ha sido clave para que el usuario la considere como herramienta en su gestión administrativa del día a día".

Yann Mutel

"CFO en GL Events"

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