¿Cuántas tareas repetitivas y predecibles debe realizar cualquier persona de un equipo de trabajo, para que la dirección de su área se plantee su automatización?
Si a ti te preocupa que las personas se dediquen a realizar tareas de más valor no solo por su contribución al proyecto de negocio, sino por su felicidad en el puesto y motivación, te prometo que al terminar este artículo habrás identificado diferentes áreas que podrían automatizarse con RPA en el ámbito de tu departamento.
Aunque seguro que ya estás familiarizado con el término RPA (Robot Process Automation) y no siendo el objetivo de este artículo entrar en profundidad sobre aspectos técnicos, quería aprovechar para recordarte que el RPA consiste en la automatización de tareas repetitivas mediante el uso de software (Boots) que permite la simulación del comportamiento de un humano. De hecho es muy probable que en tu organización ya tengáis implantada esta tecnología en diferentes procesos.
A continuación te enumeramos 3 casos en los que la automatización tiene cabida en tu organización. Aprovechamos para profundizar en uno de ellos:
1. Automatización de la gestión de las NEO.
2. La puesta a disposición de las facturas que tu empresa emite a sus proveedores en un Portal de Proveedores.
3. La recuperación de las facturas de tus proveedores de sus propios portales.
La Automatización de la gestión de las Notificaciones Electrónicas puestas a disposición de tu empresa en diferentes sedes electrónicas:
La gestión de las Notificaciones Electrónicas puestas a disposición de tu empresa por parte de concentradores o sedes electrónicas como Enotum, Carpeta ciudadana, 060, AET u otras, pasa en primer lugar por un proceso de identificación, que requiere del uso del certificado de empresa por parte del personal que las descarga, en lo que se considera un proceso muy manual de principio a fin. Una manualidad habitualmente es sinónimo de errores y de tiempo dedicado por personas que podrían estar dedicándose a tareas de más valor.
¿Sabías que el coste de gestionar una NEO desde la recuperación y descarga hasta su archivo definitivo es de aproximadamente 7 €?
La automatización de este proceso reduce de una forma significativa la intervención humana en el tratamiento de cada una de las NEO que recibe tu compañía y aumenta de forma significativa el control de lo que ocurre en cada momento como trataremos de ilustrarte un poco más adelante con algún ejemplo.
Utilizamos RPA para que el robot suplante la identidad de un humano, y en este caso se presente ante la sede electrónica y descargue la notificación simulando perfectamente el comportamiento de cualquier persona que venía haciéndolo hasta la fecha en cualquiera de las tareas asociadas como por ejemplo:
- Tomar la decisión del momento de la descarga de la NEO desde la puesta a disposición de la misma.
- Registrarse en el portal de la sede electrónica con certificado de la empresa.
- Navegar por las diferentes pantallas del portal.
- Recuperar la notificación electrónica y descargarla en los sistemas de tu empresa para su posterior gestión por parte del personal.
Normalmente el tiempo concedido para la descarga de la NEO por parte de la Administración, es de 10 días desde su puesta a disposición, y el plazo de respuesta comienza a contar desde la descarga de la misma por parte de la empresa.
¿Sabías que puedes parametrizar al robot para que descargue la notificación de acuerdo a una regla de temporización?
¿Y que pasa una vez se descarga la NEO?
Continuamos automatizando y controlando todas las etapas.
La solución integrada por Reprise pasa por representar el flujo de emisores, receptores y tareas asociadas en una herramienta de BPM (Business Process Management) que conjuntamente con otros componentes tecnológicos incluidos en la solución como por ejemplo el OCR, permitirá leer e interpretar los datos de la notificación, y tomar decisiones lógicas en función de los mismos, como por ejemplo, poder escoger a las personas que deben ser notificadas internamente, notificarlas y avisarlas cuantas veces se estime oportuno para que todas las tareas asociadas a la gestión de la NEO se lleven a cabo en tiempo y forma.
Con nuestra solución se automatizan más del 85% de las tareas asociadas a la gestión interna de la NEO y sobre todo proporcionándote un control absoluto de auditoria que te garantiza una gestión del riesgo optima, respecto de todo aquello que puede resultar implícito a una notificación electrónica.
“ El gestor de notificaciones que implementa Reprise es mucho más que una solución de descarga controlada y automatizada de las NEO, ya que aporta todas las capacidades de la gestión documental a lo largo del tratamiento de la NEO, desde la descarga o escaneado a la distribución automática a los responsables interesados, y la respuesta al organismo correspondiente ”
