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Solución de Gestión de Expedientes

PRL

Apto médico
Cursos primero auxilios
Entrega epis
Prl-rrmm

Aporta una solución transversal que relaciona todos los datos, documentos, acciones y comunicaciones que se llevan a cabo en los departamentos de RRHH, desde el momento de la selección de un empleado, hasta que finaliza su relación contractual con la empresa.

Permite consultar, proteger, analizar y relacionar toda la información personal, cumpliendo con el GPRD y tiene la máxima capacidad de integración con los softwares de terceros.

¿Para qué sirve la solución de gestión de expedientes?

La solución de gestión de expedientes, controla, automatiza y protege toda la documentación de un empleado durante su vida laboral con la empresa. Relaciona a los trabajadores con cada uno de sus documentos, posibilita una búsqueda rápida y avanzada a través de los metadatos y permite compartir la documentación con el empleado y los departamentos de la empresa.

Al automatizar procesos habituales para la aprobación de documentos como las altas y las bajas de la seguridad social, agilizar los procesos de comunicación entre los departamentos involucrados y garantizar una trazabilidad de cada acción realizada con la información del empleado, no solo se genera un mayor control sobre la seguridad y la gestión de los expedientes de los trabajadores, sino que, procesos como la aprobación de vacaciones o la tramitación de permisos por enfermedad, dejan de ser tediosos, manuales y repetitivos, optimizando los tiempos y procesos del departamento de RRHH.

¡Trabaja sin papeles, pero con todos tus datos y documentos! 

¿En qué me puede ayudar la solución de gestión de expedientes?

Clasificación y protección de la información.


  • Agrupación de documentos basados en las principales necesidades de la organización.
  • Posibilidad de múltiples criterios de clasificación: órgano emisor, empresa, estado, fecha, origen interno, origen externo, origen oficial, área de la organización.
  • Asignación de permisos de acceso por persona y por grupo.




Organización y distribución de documentos.


  • Registro y almacenamiento de toda la documentación de forma centralizada.
  • Organiza la información en archivadores lógicos, basados en los metadatos sobre los documentos.
  • Relación de toda la documentación asociada al empleado.
  • Posibilidad de navegación por todos los documentos dentro de un expediente desde un mismo lugar.
  • Permite compartir datos y documentos de forma segura, evitando sanciones por el incumplimiento del GPRD.




Automatización de procesos.


  • Automatización de procesos habituales de creación, edición, envío y firma de documentos y datos, relacionados con el empleado.
  • Archivado automático de los documentos en función de los metadatos, permitiendo la purga de documentos caducados o no relevantes.
  • Adaptabilidad de los procesos a las necesidades de la empresa, pudiendo fijar el inicio y fin del proceso y sincronizarse para consultar datos en portales del empleado externos u otros softwares de terceros, como soluciones de pagos de nóminas, etc.




Integración con sistemas.


  • Integración vía API REST con sistemas internos y externos.
  • Importación de la información desde ERPs, portales de empleado, gestorías, etc.
  • Exportación de la información a otras entidades documentales.





¿Qué ventajas me aporta la solución de gestión de expedientes?

La vida laboral de un trabajador requiere una gestión de documentación constante, desde la entrega de material de bienvenida, acuerdos de confidencialidad, evaluaciones del desempeño, bajas de maternidad/paternidad, hasta la notificación de fin de un contrato.

 

La solución de gestión de expedientes ayuda a registrar, clasificar, buscar, organizar y automatizar todos los procesos que requieran uso de esta documentación, como por ejemplo un permiso de vacaciones, y a guardar de forma centralizada y segura toda la información de la vida laboral de tu empleado. 

Los principales beneficios de gestionar con una plataforma los datos y documentos de los empleados, aportan una relación más fluida con los empleados, que les hace sentirse más motivados y trabajar más implicados, lo que aporta mayor rentabilidad a la empresa. 

  1. Acceso rápido y ágil para visualizar, descargar o compartir la información relacionada con la empresa.

  2. Navegación y búsqueda avanzada de documentos desde un mismo lugar.

  3. Firma de documentos simple y desde cualquier lugar.

Beneficios para los empleados:
  1. Toda la documentación importante ubicada en un sistema propio. Sin dependencia de terceros.

  2. Tu información y la de tus empleados centralizada y relacionada en un solo lugar. 

  3. El mantenimiento del ciclo de vida de un documento en un solo sistema sin necesidad de envío de emails o uploads a otros sistemas que se integrarán con la plataforma. 

  4. Permite disponer de la documentación de forma inmediata y segura con aplicación de permisos de acceso, búsqueda avanzada y auditoría.

  5. Comparte automáticamente la documentación del empleado basada en procesos repetitivos.

  6. Elimina costes por almacenaje mediante la digitalización de la documentación y los procesos. 

  7. Facilidad de adaptación a los cambios y mejoras en los procesos y/o nueva documentación. 

  8. Integración nativa con el resto de módulos de procesos de RRHH u otros departamentos de la empresa.

Beneficios para la empresa y departamento de RRHH:

"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".

Helena Duarte

"Responsable del departamento

legal en Grupo Constant"

¿Qué puede aportar Reprise a mi departamento?

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