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Digitalización y administración
de las facturas de proveedor.
Grupo Copisa

Con la implantación del gestor documental hemos conseguido:

¿Quién es el Grupo Copisa?

Tras más de sesenta años de actividad creciente en los sectores de la construcción, proyectos industriales, concesiones y mantenimientos, Copisa Grupo tiene una fuerte presencia en el mercado global, donde sus filiales ya operan en numerosos países de Europa, América y África contribuyendo a modelar sociedades más justas en entornos cada vez más sostenibles.

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Nos reunimos con el Grupo Copisa para asesorarles sobre la gestión de las facturas de proveedor, y nos exponen su situación

La gestión de facturas de proveedor en una empresa de servicios de construcción como COPISA es compleja. La gran cantidad de obras gestionadas de forma concurrente, con proveedores globales y locales, así como la gestión de diferentes formas societarias, incluidas la UTE (Unión temporal de empresas), y un gran número y perfiles de validadores aprobadores en el proceso, dificulta la gestión de las facturas asociadas a las compras y los servicios recibidos por parte de los diferentes proveedores.

En Copisa nos cuentas que todas las facturas llegan por correo electrónico, de forma que desde el inicio del proceso ya disponen de las imágenes de todas las facturas que se van a tratar.

Antes de iniciar el proyecto con Reprise el tratamiento de las facturas de proveedor está sujeto al escaneo de un código de barras que obligaba a imprimir todas las facturas que se reciben en la cuenta de correo habilitada para ello, para volverlas a escanerar y así iniciar el proceso de digitalización completo.

La oficina técnica de proyectos de Reprise,
desarrolla la solución para Copisa.

El proyecto de digitalización de factura de proveedor implantado por Reprise se inicia con un componente que escucha activamente las cuentas de correo electrónico, dedicadas a la recepción de facturas de proveedor, las recupera y las trata de acuerdo a la lógica del negocio de Copisa.

 

Desde la comprobación inicial de que lo que se recibe, si se trata de una factura y no otro documento, hasta la extracción de los datos de la factura necesarios para identificar la sociedad a la que corresponde, el código de proyecto y otros; así como también para recoger de las tablas de datos de otras BBDD información adicional.

El motor de reconocimiento utilizado en el proyecto, por medio de su potente tecnología de recuperación de datos basada en inteligencia artificial, permite conseguir altos porcentajes de reconocimiento automático.

El proyecto de facturas de Copisa consta de dos plataformas:

Un gestor documental donde se clasifican, se relacionan con otros documentos  y se archivan con valor legal  todas y cada una de las facturas tratadas;  por otro lado se distribuyen a SAP para su consulta en caso necesario.

Un portal web diseñado e implantado por Reprise adhoc para Copisa, que reúne toda la lógica de SAP y los datos y documentos necesarios para la gestión de las facturas recibidas por parte de todos los usuarios involucrados en el proceso.

El portal web reúne toda la lógica del workflow de validaciones y aprobaciones de facturas de SAP y la presenta a los usuarios de una forma muy intuitiva y amigable y en un formato web muy eficiente sobre todo considerando la gran cantidad y perfil de usuarios incluidos los jefes de cada una de las obras. Funciones como aceptar y rechazar, renviar a otro departamento etc, son gestionadas por los usuarios a través de este portal web.

¿Cuáles son los principales beneficios que nos detalla el cliente
en el proyecto de digitalización de facturas?

Eliminar toda la impresión de facturas y acortar el proceso de validación y aprobación de las mismas, por medio del incremento de acierto del reconocimiento de los datos extraídos.

Eliminar todo el espacio de archivo físico destinado habitualmente para el archivo de facturas de papel durante los 5 años que nos obliga la AET ya que en la actualidad archivamos con valor legal.

La clasificación y archivo de las facturas y documentos relacionados en el gestor documental y BPM de Solpheo nos van a permitir evolucionar el proyecto hacia un portal de proveedores a través del que conseguiremos:

  • Proporcionar un mejor servicio a los mismos ahorrando costes.

  • Incrementar la eficiencia de nuestras operaciones internas eliminando  costes de gestión de correo electrónico y llamadas relacionadas con la gestión de las facturas de los proveedores.

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"Cuando la gestión de certificados electrónicos comenzó a convertirse en una tarea compleja, Reprise nos convenció de la simplicidad que representaba implantar una herramienta que potenciara la gestión centralizada de los certificados. Todo es más fácil cuando trabajas con personas que te explican, te ayudan y te guían en la toma de decisiones en función de la situación real de tu empresa".

Juan Carlos Arranz

"CIO en Fundación Mercè Fontanilles"

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