Automatización del envío de facturas emitidas y creación de un portal de clientes en el que pueden consultar sus facturas.
“La tecnología RPA junto con la plataforma de servicios documentales parametrizada y personalizada por Reprise para CBRE, nos han permitido dar un gran salto cualitativo en la gestión de las facturas emitidas, ya que hemos conseguido organizar la puesta a disposición de las facturas a todos nuestros clientes, ganando en eficiencia, control y productividad”.
Jesús Laguna Madrid
"PMO en CBRE"
¿Quién es nuestro cliente CBRE?
La empresa que hoy en día conocemos como CBRE nace en San Francisco en 1906. Desde aquel entonces hasta la década de 1940 fue creciendo hasta convertirse en una de las compañías de servicios del sector inmobiliario más grandes del oeste de los Estados Unidos.
En los años 60 y 70, la empresa salió a bolsa y amplió tanto su cartera de servicios como su cobertura geográfica, convirtiéndose en un proveedor de servicios integrales con una creciente presencia en Estados Unidos. En la década de 1980, la empresa era propiedad de Sears Roebuck.
2003
CBRE adquirió Insignia Financial Group ocupando así el primer puesto de los servicios inmobiliarios en Nueva York y Londres.
2006
CBRE pasó a ser líder mundial en la prestación de servicios de subcontratación para importantes arrendatarios.
2017
Forbes y Fortune nombraron a CBRE como una de las mejores empresas de Estados Unidos en lo relativo a la diversidad y la inclusión.
2019
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CBRE reorganizó sus negocios globales en tres segmentos: Advisory Services, Global Workplace Solutions e Inversiones Inmobiliarias.
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Fortune nombró a CBRE la compañía inmobiliaria más admirada; su séptimo año en la lista.
2020
CBRE organizó su mayor campaña de recaudación de fondos benéficos a nivel mundial como respuesta a la pandemia del Covid-19.
CBRE, necesita reducir el tiempo que tarda en llevar a cabo la facturación a los inquilinos de todos los servicios ofrecidos por los propietarios, de todos los edificios de oficinas, centros comerciales y edificios de viviendas. Hablamos con Jesús Laguna y nos explica su situación:
CBRE mensualmente emite facturas relacionadas con el conjunto de servicios que los propietarios de los inmuebles ofrecen a todos sus clientes “inquilinos” y que CBRE se encarga de gestionar en los diferentes inmuebles ubicados por toda la geografía nacional. Emitiendo las facturas de forma agrupada y utilizando diferentes ERPs.
Por las características de su negocio y como en compañías de múltiples sectores de actividad, la puesta a disposición de las facturas a clientes se trata de un proceso clave en la organización ya que un retraso en el envío de las facturas, provoca un retraso en el cobro de las mismas, además de tareas manuales de reenvio de facturas, seguimiento de cobros, etc.
¿Cómo trabajaba CBRE antes de digitalizar el proceso de envío de facturas?
Antes de digitalizar el proceso, las facturas se descargaban manualmente de los diferentes sistemas ERP por parte de personal de CBRE y se enviaban a los inquilinos por correo electrónico.
En este proyecto debemos considerar que CBRE, cuenta con miles de inquilinos repartidos en un gran volumen de inmuebles, así como en ocasiones cientos de facturas que distribuir a un mismo inquilino en función de los servicios que tenga incluidos en su alquiler.
Por la tipología de su negocio, el tiempo que invierten en recopilar y enviar las distintas facturas a cada inquilino es muy elevado y además requiere de multitud de tareas manuales, lo que impacta directamente en la rentabilidad de su negocio.
“La tecnología RPA junto con la plataforma de servicios documentales parametrizada y personalizada por Reprise para CBRE, han permitido dar un gran salto cualitativo en la gestión de las facturas emitidas, ya que hemos conseguido organizar la puesta a disposición de las facturas a todos nuestros clientes, ganando en eficiencia , control y productividad”
Jesús Laguna Madrid "PMO en CBRE"
Por medio de la tecnología RPA en CBRE se consiguió descargar el conjunto de facturas de los distintos ERPS que se utilizan en la compañía, tanto del propio Yardi de CBRE como del Yardi de diferentes proveedores, pero para completar el proceso necesitaban tecnología que les permitiera ponerlas a disposición de los inquilinos, sin necesidad de recurrir al correo electrónico, para paliar la solicitud de duplicados, los correos electrónicos que van a spam o que no son atendidos por los inquilinos retrasando el pago de las facturas.
¿Qué les propusimos para completar el proceso
de facturación a los inquilinos?
Un gestor documental, donde se almacenen todas las facturas, pero que además contemple la capacidad de llevar a cabo distintos procesos que actualmente se hacían a mano, compuesto por diferentes componentes integrados entre sí.
1. Plataforma de servicios documentales (Gestor documental): que almacena y organiza el conjunto de documentos (inicialmente las facturas de clientes y documentos asociados) cargados de forma diaria y completamente desasistida por medio de tecnología RPA.
2. Motor de procesos BPM (Business Process Management): parametrizado para dotar de la inteligencia necesaria al proceso para cumplir con los suficientes criterios de calidad.
¿Qué procesos lleva a cabo el BPM?
Uno de los procesos del BPM consiste en comprobar que documentos se descargan a través del RPA, subiendo a la plataforma documental exclusivamente facturas y no albaranes, ordenes de pedido, cartas de clientes, etc.
Otro proceso que se hacía de forma manual en CBRE y que hemos conseguido hacer de forma desasistida, requisito imprescindible y más avanzado, sería la separación de forma automática de todas las facturas que forman parte de una sola imagen; (es muy común que los ERP generen un único documentos con cientos de facturas, que luego hay que enviar una por una a los inquilinos) habiendo consolidado el proceso de separación de las imágenes por factura conseguimos subir las facturas a la plataforma de manera independiente.
3. Portal de facturas para los inquilinos: Reprise ha parametrizado un Portal de facturas al que se da acceso a cada inquilino, con un usuario y una contraseña, protegiendo la información puesta a disposición de cada inquilino, en el que pueden consultar las facturas del mes en curso, o bien un histórico de sus facturas.
La clave de este proyecto es la posibilidad de gestionar diferentes documentos que se recuperan de distintos sistemas de CBRE, asociados a las facturas que aportan información al sistema para posteriormente ejecutar de forma lógica y eficiente otras tareas relacionadas con el proceso.
¿Qué documentos se cargan en la plataforma documental
para dotar de inteligencia al flujo de trabajo?
Detalles de facturación.
BBDD de cuentas de correo electrónico de todos los destinatarios, a los que se les da acceso a la plataforma a través de un correo electrónico.
Gestor de correos electrónicos que identifica si el correo debe ser enviado al inquilino en el caso de no haberse enviado previamente y aplica funciones como la selección de las plantillas de texto, cuentas de correo emisoras del mensaje y ejecución de envío.
La información sobre la estructura de documentos y datos en el gestor de servicios documentales, que garantice que la puesta a disposición de los documentos cumple con las expectativas de usabilidad que forman parte del objetivo
BBDD de datos de inquilinos actualizada, así como la base de datos de los usuarios autorizados por los inquilinos para acceder e interactuar con la plataforma.
¿Qué valor aporta CBRE a sus clientes desde la implantación del
proyecto de puesta a disposición de las facturas a los inquilinos?
El resultado final es un envío de correo electrónico a cada inquilino en el que se comparte un enlace de acceso seguro al portal de facturas creado por Reprise para CBRE.
El cliente accede al espacio dedicado exclusivamente para el, y encuentra el conjunto de sus facturas puestas a disposición y puede realizar diferentes tareas sobre las mismas como por ejemplo visualizarlas , descargarlas, imprimirlas firmarlas. etc.
¿Qué beneficios genera a CBRE,
disponer de un portal de facturas para sus clientes?
Eliminación de tareas manuales como:
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Descarga de facturas
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Preparación de cada factura para cada inquilino.
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Reenvío de e-mails.
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Duplicados de factura.
“La tecnología RPA junto con la plataforma de servicios documentales parametrizada y personalizada por Reprise para CBRE, nos han permitido dar un gran salto cualitativo en la gestión de las facturas emitidas, ya que hemos conseguido organizar la puesta a disposición de las facturas a todos nuestros clientes, ganando en eficiencia, control y productividad”.
Jesús Laguna Madrid
"PMO en CBRE"
