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¿Qué Procesos podemos automatizar con las ayudas del Programa Kit Digital?

El programa de ayudas Kit Digital es un programa de ayudas, financiado por la Unión Europea a través de los fondos Next Generation EU, cuyo objetivo es conseguir la digitalización de Pymes y autónomos. Está enmarcado en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, la agenda España Digital 2025 y el Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025

Desde Reprise, te presentamos numerosos procesos relacionados con tu negocio que digitalizándolos, proporcionarán mayor eficiencia y control a tu empresa.

Te ayudamos en cualquier parte del proceso

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¿Quieres más información? Te ayudamos en lo que necesites.

Firma digital integrada en procesos de negocio

 

Gestión de Procesos

Nuestras soluciones de firma digital ayudan a acelerar procesos de negocio que requieren de la firma de los firmantes en sus diferentes versiones en función del ámbito de aplicación. Gracias a la firma digital no solo se dispone de un mayor control y trazabilidad de la operación sino que sobre todo se acorta el plazo de firma acelerando las operaciones del negocio.

La firma digital simple , avanzada y reconocida se deben utilizar de forma adecuada en cada caso. Con nuestras soluciones de firma cubrimos las necesidades de contratación laboral con firma digital avanzada en departamentos de recursos humanos y también la firma de otros documentos diferentes de los contratos como por ejemplo los consentimientos informados y otros que son firmados con firma digital simple. Para los departamentos comerciales y o de operaciones la firma digital en sus diferentes modalidades permite la firma de contratos mercantiles, desde ofertas a contratos de compraventa y renting u otros.

 

Gracias a los servicios de API integramos la firma con plataformas de Enterprise Resource Planning ERP, Customer Relationship Management CRM, sistemas de gestión de Recursos Humanos RRHH y de gestión documental ECM para proporcionar mejorar la experiencia de los usuarios y evitar el uso de aplicaciones o portales de terceros como son las plataformas web de soluciones de firma que requieren de la carga de documentos a firmar, así como la definición manual de las operaciones de firma, que no recomendamos, por el riesgo y su falta de integración con el proceso completo del proceso en el que se integra la firma digital.

Producto

Firma digtal integrada 

en procesos de negocio

De 1 a 3 empleados

1 € por firma avanzada

De 4 a 10 empleados

1 € por firma avanzada

Más de 10 empleados

1 € por firma avanzada

Nota de Gastos, digitalización y automatización (tickets/facturas)

Gestión de Procesos

 

Con la digitalización de la Nota de Gastos y por medio de una app muy potente compatible para IOS y Android, conseguimos automatizar y controlar la captura con valor legal de todos los datos y documentos capturados como son los gastos de representación o tickets por parte de todo el personal de la organización autorizado para reportarlos de forma regular.

 

Con esta solución de automatización del proceso de captura de tickets y generación de notas de gastos incluido en el macroproceso de cuentas a pagar aportamos una solución que simplifica la gestión a todos los usuarios permitiéndoles capturar los datos en tiempo real acompañados de las imágenes de los tickets con valor legal , prescindiendo del papel y generar de forma automática todas y cada una de las notas de gasto perfectamente validadas por el personal autorizado por medio de los flujos de aprobación correspondientes.

 

Se trata de una solución de que se compone de app móvil con un sistema de OCR inteligente (reconocimiento óptimo de caracteres inteligente), así como de un back office disponibles para los administradores y usuarios de la plataforma, a través del que se gestionan usuarios, permisos y validaciones.

 

Existen servicios API y de Webservices disponibles para la integración con sistemas ERP, así como conectores nativos desarrollados para SAP, Sage, Microsoft Dynamics y muchos más.

 
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Producto

Notas de Gasto

De 1 a 3 empleados

99 Euros / Usuario

De 4 a 10 empleados

99 Euros / Usuario

Más de 10 empleados

99 Euros / Usuario

Factura de Proveedor, digitalización y contabilización automática.

Gestión de Procesos

 

Con nuestra solución de digitalización y contabilización automática de facturas de proveedor conseguimos reducir significativamente el tiempo de procesado de las facturas de todos los proveedores y sobre todo eliminamos tareas manuales por parte de personal del departamento de contabilidad que no aportan valor al negocio, como resultan la validación y la entrada manual de los datos relacionados de las facturas en los sistemas de contabilidad y o ERP.

Respecto de la custodia y la obligatoriedad de mantener las facturas de proveedores durante al menos 5 años desde la emisión de la mismas, nuestra solución las archiva de una forma controlada , organizada y relacionada con aquellos documentos con los que guarda relación, como es el caso de albaranes de entrega, documentos de pedido, contratos, y además con valor legal. Siempre considerando la posibilidad que las facturas estén a disposición de tus sistemas de contabilidad, ERP y CRM (customer relationship management) garantizando la consulta de las mismas desde donde se requiera de acuerdo a las políticas de permisos desplegadas.

 

Proponemos una solución que captura y extrae los datos automáticamente (incluidas las líneas de detalle) y de forma inteligente de las facturas recibidas en papel o bien por correo electrónico , carpetas calientes ,la captura de una imagen a través de un dispositivo móvil, incluida el registro y la descarga automática de portales de proveedores, y en función del contenido de las facturas y la lógica de negocio definida y configurada, automatizamos el resto de tareas posteriores a la captura , como son la validación contra pedidos o bien la distribución inteligente a los diferentes aprobadores configurados en la solución y la contabilización automática de las facturas de los proveedores.

 

Contamos con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres y de IOCR inteligente como Abby y Kofax que conjuntamente con otras soluciones de robot process automation y web services nos permiten capturar facturas de proveedores y sus datos de forma automática y eficiente. Con la tecnología de automatización de flujos de trabajo (BPM) conseguimos dotar de inteligencia a la solución para la ejecución de todas las tareas que se requieren en este proyecto integrado en el proceso de cuentas a pagar (accounts payable). En el componente de gestión documental archivamos todas las facturas con valor legal y lo integramos por medio de Web Services u otras tecnologías de integración con tu ERP y solución de contabilidad, disponiendo de conectores nativos para los principales ERP del mercado.

 

Producto

Factura de proveedor

De 1 a 3 empleados

1.500 € ( hasta 5 usuarios)

De 4 a 10 empleados

1.500 € ( hasta 5 usuarios) y

120 € usuario adicional

Más de 10 empleados

1.500 € ( hasta 5 usuarios) y

120 € usuario adicional

Albaranes de entrega, digitalización y automatización

 

Gestión de Procesos

 

Nuestra solución de digitalización del proceso de emisión de albaranes elimina la dependencia del papel y optimiza la salida de la mercancía de los almacenes, ayudando y optimizando la distribución de los albaranes de entrega entre los diferentes transportistas que cubren las diferentes rutas de distribución de los productos a los clientes. Con la emisión de albaranes y firma digital conseguimos disponer de información en tiempo real sobre las entregas que permiten anticiparse a las incidencias así como acelerar el proceso de facturación mejorando con un impacto positivo en los plazos de cobro.

 

Se trata de una solución que se integra con el ERP de los clientes y que captura de forma automática todos los datos que componen el albarán, generan un documento de albarán electrónico que se distribuye de forma automática a cada uno de los transportistas correspondientes que lo presentan a los clientes para la firma digital de los mismos desde sus dispositivos smartphone o tablets. Una vez firmados los documentos se integran automáticamente en el ERP de la empresa emisora para la realización de tareas posteriores a la firma, como la emisión de facturas o gestión de incidencias en tiempo real.

 

La conexión e integración con los sistemas ERP permite la captura de datos e imágenes de los albaranes así como la conexión automática con las bases de datos. La firma digital grafo métrica o biométrica conjuntamente con tecnología de captura de imagen y geolocalización aporta todas las evidencias necesarias en el proceso de firma de albaranes digitales.

WEB PÁGINA GESTOR DE ALBARANES DE ENTREGA.png

Producto

Digitalización albaranes

De 1 a 3 empleados

1.950 € ( hasta 5 usuarios) 

De 4 a 10 empleados

1.950 € ( hasta 5 usuarios) y

210 € usuario adicional

Más de 10 empleados

1.950 € ( hasta 5 usuarios) y

210 € usuario adicional

Agregador de facturas de  proveedores y clientes

 

Gestión de Procesos

 

Con nuestra solución de carga y descarga de documentos de portales de terceros conseguimos optimizar el tiempo dedicado al intercambio de documentos , reduciendo significativamente el tiempo dedicado por parte del personal de contabilidad a esta tarea sin valor.

 

Cada día es más habitual la puesta a disposición de documentos a partir de portales , que implica que el personal de la empresa receptora se vea obligada a registrarse , identificarse y recuperar o cargar manualmente los documentos como las facturas como parte del proceso de cuentas a pagar (accounts payable) y o de cuentas por cobrar (accounts receivable).

 

Desde Reprise proponemos a nivel de Business To Business (BTB) una API para la descarga y carga de facturas de portales de proveedores y clientes.

Dicha API tiene distintos servicios (consulta de proveedores disponibles, peticiones de agregación, recuperación de documentos, etc.) que permiten que cualquier plataforma recabe las facturas de sus usuarios en su nombre.

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A continuación, te presentamos un conjunto de conectores que ya tenemos disponibles para la agregación de las facturas de tus proveedores y clientes:

Conectores desarrollados.png

Producto

Agregador de facturas de proveedor

De 1 a 3 empleados

1.500 € ( hasta 5 usuarios) 

De 4 a 10 empleados

1.500 € ( hasta 5 usuarios) y

210 € usuario adicional

Más de 10 empleados

1.500 € ( hasta 5 usuarios) y

210 € usuario adicional

 

Portal de facturas y Clientes

Gestión de Procesos

Con nuestra solución de Portal de clientes conseguirás un mayor control en todos aquellos procesos que impliquen el intercambio de documentos con tus clientes. En el caso de las facturas emitidas a clientes con nuestra solución dejarás de imprimir o enviar las facturas por correo electrónico como hacías hasta ahora y recuperarás el control sobre todo los documentos que salen de tu organización. Conseguirás incrementar considerablemente los porcentajes de entrega de documentos ,que en el caso de las facturas emitidas te reportará una mejora significativa de tus ratios de cobrabilidad y reducir significativamente el seguimiento manual e inversión en personal con tareas que son automatizables, como son la entrega segura y controlada de facturas a todos tus clientes.

 

Se trata de una solución completamente integrada con la solución de contabilidad o Erp que ya utilizas en tu empresa, que recoge los datos y los documentos emitidos, los organiza, clasifica, y los pone a disposición de todos tus clientes en un entorno controlado y seguro de documentos. Gracias al motor de flujos de trabajo creamos notificaciones y alertas a través de la plataforma que avisan a tus clientes y les recuerdan de forma programada y temporizada sobre la puesta a disposición de todas sus facturas, así como de otras tareas importantes relacionada con este proceso de cuentas por cobrar (accounts receivable) como son la reclamación de estados de las facturas emitidas, como por ejemplo de aquellas que están vencidas y pendientes de cobro.

 

El portal de cliente está perfectamente diseñado para compartir facturas, otros documentos y datos, que habitualmente compartes por email con tus clientes y o colaboradores como son los contratos, albaranes, formularios de servicio y otros documentos de negocio.

Producto

Portal de facturas

De 1 a 3 empleados

1.500 € ( hasta 5 usuarios) 

De 4 a 10 empleados

1.500 € ( hasta 5 usuarios) y

120 € usuario adicional

Más de 10 empleados

1.500 € ( hasta 5 usuarios) y

120 € usuario adicional

 

Digitalización y o automatización de la gestión de las Notificaciones electrónicas Obligatorias.

Gestión de Procesos

Con nuestra solución de gestión de Notificaciones Electrónicas, conseguimos digitalizar y automatizar el proceso de recuperación, descarga, clasificación y distribución de todas las Notificaciones Electrónicas Obligatorias, (que conocemos como NEO), que se reciben de una sede electrónica asegurando un control total sobre las notificaciones, optimizando su tratamiento y gestión, minimizando riesgos y asegurando el cumplimiento de los requerimientos que plantean las Administraciones Públicas en cada caso.

Se trata una solución que automatiza la tarea de identificación a través de certificados digitales en las sedes electrónicas y o concentradores, así como de recuperación y descarga automática del conjunto de NEO puestas a disposición para nuestro Cif, y también la clasificación automática de las notificaciones en un entorno de gestión documental controlado y seguro, para su posterior distribución automática e inteligente a las diferentes personas interesadas e involucradas en la gestión de dicha NEO hasta la respuesta correspondiente al organismo emisor y receptor potencial de la notificación.

Os mostramos distintos ejemplos sobre funcionalidades y beneficios que aporta gestionar las Neo a través de un sistema de gestión documental:

  • Distribuye automáticamente al departamento de RRHH aquellas NEO que contengan la palabra clave = “embargo de sueldo”

  • Distribuye automáticamente al departamento Financiero aquellas NEO que contengan la palabra “Impuesto”

  • La tecnología que proponemos se basa en diferentes componentes de conexión a las sedes por web services y tecnología RPA (Automatización robótica de procesos), así como un potente motor de automatización de flujos de trabajo y gestión documental (BPM).

Producto

Digitalización y automatización de la gestión de las Notificaciones Electrónicas Obligatorias

De 1 a 3 empleados

1.950 € /500 notificaciones/año

De 4 a 10 empleados

2.650 € /1.000 notificaciones/año

Más de 10 empleados

3.250 € /2.000 notificaciones/año

Automatización del proceso de preimpresión.

 

Gestión de Procesos

Nuestra solución de automatización del proceso de preimpresión reduce significativamente el tiempo dedicado a las tareas de preparación de trabajos a imprimir.

la inversión en tiempo relacionado con la preimpresión representa un coste aproximado del 60% de los trabajos por el impacto del tiempo manual a invertir por parte de los profesionales de las artes gráficas.

 

Cuando en la actualidad el volumen de tirajes cae de una forma muy importante aunque aumentan significativamente el volumen de trabajos cortos a imprimir es fundamental disponer de procesos muy automatizados que permitan ser muy competitivos, incrementar la rentabilidad en trabajos de bajo volumen y sobre todo ganar en escalabilidad incrementando la capacidad de producción con el mismo personal. La apuesta por soluciones ecommerce web to print tanto en el ámbito de business to consumer como de business to business requiere de una clara apuesta por la automatización de los procesos.

 

Se trata de una solución que se compone de diferentes módulos de automatización de flujos de trabajo de preimpresión que contemplan tareas de preparación de trabajos , desde la gestión de color y de comprobaciones de archivos en general y el compartido de pruebas de color digitales con clientes hasta su aprobación y la selección automática de plantillas de imposición y de configuración de los parámetros de impresión entre muchas otras.

Producto

Automatización del proceso de preimpresión

De 1 a 3 empleados

500 €/usuario

De 4 a 10 empleados

500 €/usuario

Más de 10 empleados

500 €/usuario

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"Confiamos en Reprise porque nos demostraron que podían convertirse en un proveedor de soluciones que nos permitieran automatizar muchos procesos internos y de valor para las empresas del grupo".

Helena Duarte

"Responsable del departamento

legal en Grupo Constant"

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