La implantación de un portal de proveedores consigue el doble objetivo y beneficios asociados de automatizar la entrada de las facturas e informar a los proveedores del estado de las mismas.
Se trata del acceso controlado a todos los proveedores con los que interactúas en un portal web específicamente diseñado para que cada proveedor pueda depositar las facturas que debe de emitir por los servicios prestados para que la empresa receptora las pueda procesar de una forma centralizada de acuerdo a las reglas de negocio y de workflow que tenga establecidas ahorrándose la tarea de digitalización de las mismas o de recolección de aquellas que normalmente entran por correo electrónico.
Con la implantación de una solución de este tipo se reducen significativamente las llamadas de los proveedores preguntando por el estado de sus facturas, porque a través del portal pueden visualizar los diferentes estados e incluso tramitar reclamaciones ahorrándose ambas partes mucho tiempo en llamada telefónicas:
Recibida.
Procesada.
Aceptada.
Rechazada.
Orden de pago al banco.
Rechazada.
El portal web normalmente se personaliza con la imagen corporativa de la empresa que lo pone a disposición de sus proveedores, y además permite la parametrización, configuración y personalización de las funciones estándar de un portal web de acuerdo a las necesidades y objetivos del proyecto, no solamente para cumplir con los objetivos de control de registro y de subida de facturas y reporte de estado sino para cumplir con todos los automatismos que requiere el proceso de digitalización de facturas de proveedor:
Se trata de una solución ideal para empresas que procesan facturas para uno o diferentes cif, así como para grandes compañías que gestionan las facturas de proveedores con diferentes ERP ya que las funcionalidades de integración por medio de la API del producto permiten el intercambio bidireccional de datos necesarios para la gestión del proceso entre 2 o más sistemas de información.
“ ¡Recibíamos facturas en más de 7 cuentas de correos distintas! la implantación del portal de proveedores nos ha permitido organizar la entrada de facturas a través de un único punto de entrada, mejorar nuestras previsiones de tesorería al disponer de la información con mayor antelación, y reducir significativamente el volumen de llamadas relacionadas con reclamaciones de pago por nuestros proveedores”.
