Gestión ofertas de clientes
Oferta comercial, personalización de precios,
descuentos, contratos, servicios, postventa.
GESTIÓN OFERTAS A CLIENTES
Numerosas empresas de diferentes sectores de actividad en el mercado preparan ofertas como paso previo a la generación de negocio con sus clientes. Muchas empresas tienen implantados sistemas de gestión de oportunidades y contactos con los clientes (CRM), aunque la gestión de la oferta no suele estar integrada en los mismos excepto en casos muy puntuales de compañías con un nivel de madurez específico en el uso de sistemas CRM.
El diseño, la preparación y la gestión de todos los documentos asociados (tarifas, solicitudes de precios especiales, plantillas, documentos de terceros (proveedores), documentación preventa), suele ser muy manual y descentralizada, y casi siempre se apoya de comunicaciones basadas en correos electrónicos. Asimismo la gestión administrativa y comercial de todas las ofertas ganadas suele implicar muchos procesos y tareas manuales que generan tiempo, errores y se traducen en una gran oportunidad de mejora para muchas organizaciones.
¿En qué queremos ayudarte con esta solución?
Con la solución que podríamos construir se permitiría crear una plataforma de trabajo que aportaría:
Control y metodología de trabajo en las diferentes etapas del proceso.
Sistemas de alertas que asegurarían el cumplimiento.
Puesta a disposición de todos los activos necesarios y correctos para la realización de tareas, eliminando riesgos de errores.
Incrementando la productividad de los diferentes actores y acortando el plazo de entrega de ofertas a clientes.
Disposición de información clave para la toma de decisiones.
Automatizar la puesta a disposición de propuestas de renovación.
Minimizar el impacto de tareas de data entry en diferentes sistemas.
Principales componentes de la solución
Solpheo WorkPlace
(CREAR) CREACIÓN DE PLANTILLAS GENERALES DE OFERTA A CLIENTES.
Una vez que la plantilla de oferta (P.O) esté diseñada y reúna todos las características fundamentales como para ser validada y comentada por las diferentes partes que intervienen en esta etapa, la (P.O) se subirá a Solpheo en su repositorio específico por parte de la persona responsable del Dpto MKT. El equipo de trabajo que colabore en esta etapa del proceso comentará y participará de todos los cambios necesarios hasta que la oferta quede lista para ser subida al espacio documental de ECM Solpheo, Ofertas clientes. Todos los equipos/usuarios que intervienen en el proceso deberán ser alertados cada vez que se publique una nueva plantilla o bien se genere una nueva versión de plantilla existente.
Solpheo ECM
(PUBLICAR) (COMPARTIR CONTENIDO CON EL DEPARTAMENTO COMERCIAL)
Una vez que la plantilla de oferta (P.O) sea validada por todos los miembros del equipo WP, MKT publicará la oferta en el repositorio de Ofertas Cliente a disposición de los equipos de trabajo. En este repositorio se podrán a disposición todas las plantillas de oferta que se puedan requerir por los diferentes usuarios/equipos que inicien en proceso de personalización de oferta para cliente. Las funciones de búsqueda y localización de la plantilla requerida por los criterios requeridos serán fundamentales para cumplir con el propósito de esta etapa. (Lista de Metadatos y Valores).
Solpheo ECM
(PERSONALIZAR) PERSONALIZAR OFERTAS COMERCIALES PARA CADA CLIENTE
Una vez que la (P.O) esta correctamente clasificada en ECM y lista para ser encontrada, la misma debe reunir las características necesarias como para poderse personalizar (textos, palabras, formularios (ejemplo cuadro económico y datos de cliente). Asimismo la oferta a personalizar deberá reunir unos metadatos que permitan una correcta gestión de la misma en las diferentes etapas del proceso de personalización incluso cuando la oferta se haya compartido mas adelante con el cliente. El equipo de trabajo que colabore en esta etapa del proceso comentará y participará de todos los cambios necesarios hasta que la oferta quede lista para ser compartida con el cliente y archivada en su repositorio correspondiente. Se diseñarán flujos distintos para el caso que las ofertas requieran colaboración y o aprobación de precios especiales y cuando no sea necesario. Toda Plantilla de Oferta dispone de activos adicionales y complementarios que pueden requerirse enviar o compartir con los clientes en el momento en el que se pone la oferta a disposición de cliente (catálogo, video etc) el caso anterior.
Solpheo ECM
(TARIFICACIÓN /REVISIÓN y CIERRE) FIN PREPARACIÓN DE OPORTUNIDAD DE NEGOCIO.
La elaboración de cada propuesta requiere consulta y extracción de datos de las diferentes tarifas de los diferentes proveedores. Las tarifas de los diferentes proveedores tienen diferente estructura de datos, se calculan con diferentes % de descuento y se corresponden con diferentes conceptos de comercialización de venta de productos, servicios de renovación por suscripción y mantenimientos. Aunque en pocas ocasiones, la oferta a cliente se calcula a partir del documento oferta de un proveedor (doc No estructurado) y que debería poderse subir a la plataforma y servir como documento de consulta para las tareas de tarificación incluida la de aprobación. En función del perfil y o naturaleza de la Oferta de Cliente ( Plantillas Ofertas Clientes actuales), se puede requerir que una varias personas participen en la tarificación de una misma oferta (Ejemplo: Soluciones (Referencias “Comercial” y Servicios “PMO”), y adicionalmente se puede requerir una autorización de precios especial por parte de un aprobador, como paso previo al cierre de la oferta antes de presentarse a cliente ( El proceso de aprobación puede requerir de la carga de un excell estructurado ( excell Plantillas Oferta de Clientes)) elaborado por comercial y validado/modificado el aprobador. Con la finalidad de poder realizar una gestión eficiente y avanzada de las ofertas a clientes entregadas, se obtendrán metadatos (Lista de metadatos). Una parte importante de las ofertas generarán ofertas de renovación que se emitirán automáticamente de acuerdo a diferentes reglas de flujo que considerarán nuevas plantillas de documentos, usuarios internos y externos, condiciones económicas y reglas de temporización asociadas a notificaciones. Todas las Ofertas a Clientes cerradas ( terminadas) se deberán archivar en su archivador correspondientes. En muchas ocasiones las ofertas cerradas ( terminadas), generarán nuevas versiones (ejemplo: vencimiento plazo vigencia)
Solpheo ECM
(ENVÍO) PUESTA A DISPOSICIÓN DEL CLIENTE LA OFERTA COMERCIAL
SIN PERDER TRAZABILIDAD.
Las Ofertas se compartirán por email con los clientes interesados (una o más personas). Compartir documentos relacionados, controlar la descarga de los documentos compartidos, y temporizar avisos a cliente sobre descargas pendientes son funcionalidades importantes en la etapa de envío. Disponer de informes de ofertas enviadas por fechas, permitiéndose filtrar por los diferentes valores incluidos como metadatos (Lista metadatos) (ejemplo: Comercial, tipo de oferta, importe, fecha de generación, plazo de vigencia) aportará valor en términos de capacidad de gestión sobre las ofertas entregadas. La integración en otros sistemas (ejemplo CRM) de ciertos datos incluidos en las ofertas evitará manualidades, asegurará disponer de información real y aportará valor en la gestión de Oportunidades comerciales.
Solpheo ECM ( APROBACIÓN) TOMA DE DECISIÓN DEL CLIENTE
En función de la tipología de Oferta a cliente que se acepta por el cliente, el documento a generarse como evidencia de la formalización del negocio será distinto (ejemplo: Cierre de proyecto, oferta de renovación anual del soporte de las licencias incluidas en el proyecto inicial etc). También será distinto el tipo de firma requerida en cada uno de los procesos y los flujos de comunicación a las diferentes partes implicadas. a) Una oferta de M o MM genera un promedio de 2 plantillas de contrato cumplimentado con firmantes internos y externos y externos y externos (Renting) y la cumplimentación de expedientes internos que documentan la operación y permiten la gestión del mismo por parte de usuarios / equipos de otros departamentos (Administración, aprovisionamiento, PMO, etc). b) Ofertas a clientes relacionadas con proyectos de soluciones , reutilizan la misma plantilla de oferta como documento de contrato que requiere de firmantes internos y externos y la misma cumplimentación de expedientes que en el caso a). c) Ofertas de renovación de servicio de suscripción o soporte de mantenimiento, o bien la contratación de un bono de soporte, simplemente requieren de la aceptación por correo a oferta compartida y la misma cumplimentación de expedientes que en los casos a y b.
"Nos impresionó la velocidad y precisión de su OCR en el momento de la captura de los tickets, la facilidad de uso de la aplicación ha sido clave para que el usuario la considere como herramienta en su gestión administrativa del día a día".
Yann Mutel
"CFO en GL Events"