...Porque la digitalización certificada te lo va a permitir.
A día de hoy son muchos los procesos de negocio inundados de papel, lo que supone diferentes amenazas para la organización, entre muchas de ellas la centralización del contenido en armarios que dificulta el trabajo colaborativo y en remoto por parte de los equipos que requieren el acceso a la información.
Si bien existe muchos procesos en el negocio que poco a poco se van digitalizando a menudo existe la obligatoriedad por normativa legal de custodiar la documentación física en papel durante un periodo de tiempo que varía en función de la tipología del documento. Periodos que muchas veces oscilan entre los 5 y 10 años.
Una de las áreas más perjudicadas por esta situación se trata del área financiera, en la que las facturas de los proveedores y documentos asociados deben ser almacenados en papel un mínimo de 5 años a contar desde la emisión de la factura por parte del proveedor que la emitió.
Un proyecto de digitalización certificada no supone ningún riesgo, sino todo lo contrario. Debes considerar en primer lugar la externalización del servicio en empresas como Reprise, que disponen de la metodología y tecnología necesaria para escanear y etiquetar los documentos a digitalizar de una forma adecuada y a la velocidad que requieras, así como en segundo lugar la implantación de una aplicación que te permita escanear con valor legal si continuas recibiendo documentos en papel que no desees almacenar.
Para ello se hace imprescindible un programa de digitalización certificada homologado por las autoridades tributarias, lo que garantiza que el documento resultante adquiera, a efectos legales, completa validez e integridad.
Desde Reprise, ya hemos ayudado a digitalizar certificadamente distintos documentos que afectan a procesos de tu empresa como pueden ser:
