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  • pablovicente9

Servicios documentales más allá de Microsoft.

Actualizado: 8 sept 2021



Con cientos de miles de apps disponibles es verdaderamente complejo decidir y seleccionar las herramientas de trabajo óptimas para el negocio. Con tantas aplicaciones que ofrecen funcionalidades muy transversales dentro del negocio, resulta complejo decidir que resolver en cada aplicación.


Cuando los ERP´s contemplan módulos de CRM gestión documental y otros, con los CRM se pueden gestionar ofertas, pedidos, contratos y facturas , otros sistemas permiten la gestión de los procesos de RRHH, con herramientas como Microsoft disponemos de un gran conjunto de soluciones y microservicios.


“ ¿¿Que es lo que realmente necesito y me conviene??” esta es una pregunta que no sólo te haces tu... muchos de nuestros clientes, tenían las mismas dudas, y vamos a intentar aclarartelas.



Desde Reprise te recomendamos que identifiques y entiendas los diferentes sistemas de gestión de datos y documentos más comunes que existen disponibles para tu negocio. Porque será fundamental para posteriormente decidir lo que te conviene.


Para nosotros, los puntos clave que deberías tener en cuenta son:

  1. La flexibilidad.

  2. La facilidad de parametrización.

  3. La capacidad de integración con otros softwares, además de las suites de Microsoft o google.

Desde Reprise intentamos aportar soluciones de valor para automatizar ó digitalizar procesos del backoffices de diferentes departamentos, como son Recursos Humanos, Legal, Calidad o Administración y finanzas. Si piensas en tu empresa, te darás cuenta que cada uno trabaja de forma diferente y cada uno tiene sus propias necesidades, por eso siempre recomendamos que las soluciones que se implanten sean muy parametrizables, que se puedan integrar con tu tecnología y que prevean que componentes vas a necesitar en un futuro para resolver tus requerimientos con inmediatez e independencia de IT.


La mayor parte de compañías utilizamos Microsoft Office 365 con aplicaciones como Onedrive, OneNote, Sharepoint y otros. Ya sea en su versión On Premise o bien On Cloud se ha convertido en una suite de herramientas imprescindibles en nuestro día a día.



Aunque existen un gran número de tareas que forman parte de procesos de negocio en el ámbito del backoffice de muchos departamentos que probablemente requieran de otro tipo de servicios documentales diferentes de Microsoft; bien porque no quedan perfectamente cubiertos, o bien porque la forma en la que se resuelven con sus aplicaciones no es óptima.


A continuación te detallamos un conjunto de tareas imprescindibles, que muchas organizaciones no tienen resueltas de una forma optimizada, y que desde Reprise podemos ayudarte a implantar e integrar con tus soluciones de negocio actuales:


  • Captura inteligente de los datos que forman parte de un documento.

a) Documentos físicos (papel).

b) Documentos electrónicos.

  • Digitalización con valor legal.

  • Automatización de procesos de conciliación de cobros y pagos.

  • Toma de decisiones en función de la identificación de palabras clave o ciertos datos del documento que se trata:

a) Distribución automática.

b) Validación de importes.

c) Temporización de tareas con fechas de inicio y fin predeterminadas y generación automática de alertas.

  • Firma de documentos con valor legal, sellos de tiempo para registro entrada de tareas.

  • Flujos de aprobación.

  • Captura automática y gestión del correo electrónico.


¿Te identificas con todas o parte de las tareas descritas anteriormente y que normalmente no las tienes resueltas con la suite de Microsoft?



Con motivo del Covid se están acelerando los procesos de transformación que guardan relación con la automatización y migración al Cloud por parte de las compañías de cualquier tamaño y sector de actividad.


Si estas involucrado o participas en valoraciones y decisiones de diferentes herramientas tecnológicas que acompañen a tu organización en su proceso de transformación, una pregunta que muchos se deberían hacer y en nuestra opinión es una de las menos comunes en este tipo de proyectos es la siguiente:


¿En qué sistema nos conviene hacer según que tipo de tareas

del proceso y por qué?


Desde Reprise estaremos encantados de ayudarte a diseñar la mejor respuesta a las necesidades de tu organización.



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