• carmenchavarri6

Las principales razones por las que deberías digitalizar los gastos de representación de tu empresa.

Actualizado: may 18



Durante todo este tiempo las herramientas de videoconferencia nos han “salvado” y han permitido mantener una buena parte de reuniones internas y con clientes de forma telemática, ante la imposibilidad de poderlas realizar de forma presencial. Aunque por suerte estamos cerca de que esto cambie y muy pronto una buena parte de la actividad remota volverá a ser presencial.


El nuevo modelo de trabajo híbrido que se está construyendo es “móvil” por definición y ello comporta que las personas que formamos parte de las organizaciones nos desplazaremos de forma habitual y necesitaremos soluciones eficientes que nos acompañen en el día a día para ser productivos, siempre bajo las premisas de seguridad y control establecidas.



Seguro que en tú empresa hay una parte muy importante del personal que de forma más o menos habitual es susceptible de reportar notas de gastos con dietas generadas en el desarrollo de su actividad. Personal directivo, ventas, consultores, servicio técnico entre muchos otros, son claros ejemplos de ello.

Si todavía no has digitalizado este proceso te interesará lo que te vamos a contar, pero si ya lo has hecho quizá te interese descubrir en nuestra web, funcionalidades que te sorprenderán, como por ejemplo la plena integración con tu erp, la rapidez del OCR, etc.







Seguro que sabes que los tickets de gastos que finalmente paga tu empresa de forma directa o indirecta deben ser custodiados ya que te los pueden pedir en una inspección fiscal, aunque ese es solo el final del proceso y una razón de suficiente peso pero no la única para digitalizar este proceso.

Desde Reprise, consideramos que la digitalización del ticket y proceso de notas de gasto aporta innumerables beneficios.

  1. Elimina el papel y el intercambio descontrolado de hojas excel a través del correo electrónico.

  2. Elimina errores. Sabías que más del 50% de los empleados reconocen haber perdido tickets asociados a notas de gastos? y que el 36% admite que en ocasiones no recuerdan a quien deben asignar el gasto generado?

  3. Recupera una parte importante del IVA de los gastos y evita no sacar provecho de deducciones muy importantes al final de periodo.

  4. Incluye flujos de aprobación inteligentes que aportan eficiencia y agilidad al proceso. Una buena parte de notas de gastos contienen errores, el 19% según la American Business management firm, que normalmente se detectan en procesos de validación internos antes de la contabilización de los mismos. En los procesos de validación suelen intervenir personas del departamento de administración y contabilidad pero también responsables directos de las personas que reportan sus gastos.

  5. Evita errores que generan impacto económico como resulta la doble contabilización de un gastos o bien el procesado de gastos generados fuera de horario laboral y del contexto de la necesidad del negocio.

  6. Aporta evidencias necesarias de aportar en caso de auditorias como son inspecciones fiscales u otras.

  7. Aporta informes detallados y gráficos que ayudan al análisis de los datos que permiten mejorar la gestión de los gastos asociados.

  8. Mejora notablemente la calidad de servicio ofrecida a los empleados por medio de herramientas que permiten digitalizar los ticket con el móvil y tirar el ticket al instante, mejorando notablemente la experiencia del usuario ahorrándole muchísimo tiempo de reporting, así como de tiempo dedicado a la administración de los mismos por parte del departamento de contabilidad.

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