• antoniolopez110

7 aspectos del proceso de digitalización del proceso de facturas de proveedor que debes RESOLVER



“Descubre como puedes conectar y automatizar el tratamiento de facturas de proveedor en SAP/Sage/Dynamics/Navision utilizando nuestros servicios de digitalización”.



Con independencia del o los ERP con los que se gestiona el negocio de tu empresa, el proceso de gestión de las facturas de los proveedores requiere de soluciones adicionales a las de tu ERP que aporten funcionalidad de digitalización, captura y toma de decisiones que agilicen las tareas relacionadas con las diferentes etapas del tratamiento de las mismas, desde la recepción hasta el archivo de las mismas una vez contabilizadas.


Si quieres conocer como ayudamos a mejorar el proceso aportando respuestas positivas a los puntos que detallamos a continuación, este Blog te va a gustar:

  • Los diferentes formatos y canales de recepción de las facturas: Correo electrónico y papel.


  • Los tiempos dedicados a digitalizar, contabilizar y aprobar facturas y su impacto en las previsiones de tesorería y la satisfacción de los proveedores.


  • Automatización de tareas de aprobación de facturas por distintos aprobadores.


  • La consistencia de los flujos de aprobación.


  • Minimizar la carga de trabajo adicional relacionada con la gestión de las facturas de proveedores.


  • El cumplimiento legal. Gracias a la digitalización certificada de las facturas.


Hoy en día es muy común recibir las facturas de los proveedores por correo electrónico y en función del perfil de proveedores con los que trabajemos todavía incluso en papel.

La única diferencia entre los métodos anteriores reside en el formato, pero en ambos casos se obliga a las empresas receptoras a realizar una serie de pasos manuales por cada factura que se recibe.

Respecto de este punto, los proyectos de digitalización de factura de proveedor implantados por Reprise plantean diferentes soluciones que siempre pasan por la captura automática de los datos que provienen de los escáner que digitalizan las facturas o bien de los archivos adjuntos con las facturas incluidos en los correos electrónicos de los proveedores.

Con la extracción automática de estos datos conseguimos comenzar de forma automática el proceso de pre contabilización y o aprobación de la factura por parte de los diferentes participantes del flujo.


Los conectores que tenemos desarrollados para diferentes ERP permiten la relación de un gran conjunto de información entre los sistemas:


Con la automatización del proceso anterior, no solo ganamos tiempo proporcionando mayor visibilidad a nuestros departamentos de contabilidad y financieros, sino que además simplificamos y controlamos de una forma más eficiente los circuitos de aprobación estableciendo mecanismos que aseguran la revisión en los plazos requeridos, como por ejemplo las alertas en función de reglas de temporización.


De la misma forma que las facturas en papel sobre la mesa de aprobadores forma parte del pasado, el correo electrónico no debería considerarse como herramienta de intercambio de facturas pendientes de aprobación, como sucede en muchas organizaciones, fundamentalmente porque no está pensada para ello y no cumple los requisitos necesarios para una gestión eficiente de las facturas.


En muchas ocasiones los flujos de aprobación de facturas incluidos en los ERP implantados en los clientes requieren de mayor flexibilidad y niveles de usabilidad y políticas de licenciamiento mejorables. Flexibilidad para recoger información del ERP que no figura en la factura pero necesaria para la toma de decisiones en el flujo de aprobación, o por ejemplo para conectar con diferentes sistemas, o simplemente porque necesitaríamos incluir en ciertos procesos aprobación a personas que no son usuarios habituales del sistema. Por no decir porque necesitaríamos una app que permitiera aprobar o rechazar facturas en un entorno de plena movilidad.


Un caso de éxito que demuestra la conveniencia de aprobación de facturas por medio de BPM y aplicación web externa al ERP.


No queríamos terminar este blog sin comentar a cerca de los beneficios adicionales que podemos obtener digitalizando este proceso, como por ejemplo mejorar la calidad de servicio a nuestros proveedores por medio de la mejora en los plazos pero sobre todo aportándoles mayor visibilidad a cerca del estado de sus facturas, lo que indirectamente genera ahorros muy significativos en lo relativo a horas dedicadas a responder correos o llamadas telefónicas a proveedores que necesitan conocer sobre el estado de pago de sus facturas. Situación muy común y que podemos resolver de forma muy efectiva con la implantación de un portal de proveedores.





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