Reprise casos de éxito

Casos de éxito

Asociación Coordinadora Sinergia Social y la Fundación
Mercè Fontanilles como miembro de la asociación.
Escogen a Reprise para proteger y establecer políticas
de uso para sus certificados electrónicos

 

La Fundación Mercè Fontanilles es una organización sin ánimo de lucro dedicada a la atención de las personas en diferentes ámbitos de los servicios sociales y de la formación e inserción socio laboral que, en colaboración con otras entidades y con sus recursos humanos cualificados, ofrece un servicio de calidad en todos los proyectos, programas y recursos que gestiona y desarrolla. Solo en 2019 atendieron a más de 5.000 personas, gestionaron más de 2.600 casos de personas vinculadas a procesos de inserción laboral, relacionados con 26 proyectos distintos.

Reprise Caso de Exito certificados electrónicos.

La asociación coordinadora Sinergia Social tiene como objetivo prestar el soporte técnico y organizativo a organizaciones dedicadas a diferentes ámbitos del bienestar y el interés general. Organizaciones como la fundación privada Mercè Fontanilles que a través de sus 180 profesionales requieren de medios para desarrollar su actividad de forma exitosa.

Charlando con Juan Carlos Arranz, CIO de la Asociación Coordinadora
Sinergia Social, en las primeras reuniones nos comenta lo que le preocupa

Reprise caso de éxito

"Prestamos servicios a más de 15 asociaciones y proyectos adicionales que se acometen en la forma de UTE, y con el uso creciente de los certificados digitales, como único medio de identificación ante las sedes de las diferentes administraciones con las que colaboramos, necesitamos mejorar significativamente la gestión de los certificados y también la seguridad y control de uso.

Confiamos plenamente en el equipo y sabemos que nunca harían un uso fraudulento de los certificados, aunque los riesgos no son solo internos.

Inicialmente gestionábamos certificados para más de 23 CIF en los PC de cada uno de los usuarios y la situación era insostenible. Posteriormente antes de conocer a Reprise, habíamos dado un paso adelante instalando los certificados en un servidor corporativo centralizado y habilitando conexión por medio de Citrix a los usuarios de las diferentes asociaciones que los necesitaban, aunque con este nuevo escenario continuábamos sin disponer de control de uso.

Juan Carlos nos cuenta la problemática que tenían antes del proyecto y los beneficios que han obtenido gracias a implantar el gestor de certificados

"La solución implantada por Reprise nos ha permitido incrementar la seguridad en nuestra organización, por ejemplo disponiendo de un log y de la información de uso del certificado, que nos permitiría reaccionar de forma rápida ante cualquier posible ataque del exterior, que tratándose de certificados podría tener graves consecuencias como por ejemplo, la recogida de información bancaria, realización de solicitudes económicas de forma fraudulenta en nombre de cualquiera de las fundaciones a las que prestamos servicios y muchas otras situaciones de riesgo a las que cualquier negocio está expuesto."

Juntos... establecemos los objetivos del proyecto

Objetivos de la fundación

 

Tener el máximo control y seguridad de la información.

Proteger la identidad digital de la fundación. 

Objetivos de los administradores del gestor

Reducir el tiempo de soporte a los usuarios en la instalación de los certificados en los pcs.

 

Facilitar la creación de politicas de uso.

Objetivos de los usuarios finales

 

Ganar en autonomía.

Tener siempre el certificado disponible, para poder usarlo en el momento que lo necesiten, sin preocuparse de que haya caducado.

Objetivos del negocio

 

Encontrar un proveedor de confianza, que les asesore sobre la situación legal de los certificados e implante una solución solvente,

fácil de usar y con un coste competitivo de mercado.

"Cuando la gestión de certificados electrónicos comenzó a convertirse en una tarea compleja, Reprise nos convenció de la simplicidad que representaba implantar una herramienta que potenciara la gestión centralizada de los certificados. Todo es más fácil cuando trabajas con personas que te explican, te ayudan y te guían en la toma de decisiones en función de la situación real de tu empresa".

Juan Carlos Arranz

"CIO en Fundación Mercè Fontanilles"

El centro de Convenciones Internacional de Barcelona (CCIB)
escoge a Reprise para implantar la solución de digitalización
de N
ota de Gastos

El centro de Convenciones Internacional de Barcelona (CCIB), gestionado por la empresa francesa GL Events, está formado por un gran equipo profesional, dinámico y con una larga trayectoria en la organización de eventos. Las personas que forman parte del proyecto así como la marca consolidada en el mundo  de Barcelona como destino preferido y unas instalaciones y servicio de calidad, se convierten en el principal activo de CCIB.
El CCIB está formado por dos edificios de un gran valor arquitectónico unidos por una rambla de conexión subterránia, que suman una superficie total aproximada de 100.000 m2. Por un lado el centro de convenciones y por otro el edificio Fòrum diseñado por los arquitectos suizos Herdog & De Meuron, que se ha convertido en un emblema de la ciudad de Barcelona.

Desde el 2005 , el CCIB ha acogido más de 1.260 eventos con 6 millones de visitantes. Celebrándose en sus instalaciones eventos y convenciones de carácter mundial.

CCIB lo componen más de 128 profesionales que trabajan de una forma muy dinámica de acuerdo a las particularidades del sector de los eventos. El calendario de los eventos, los horarios de trabajo así como la gran superficie de trabajo de los edificios del CCIB requiere de soluciones tecnológicas, eficientes y pensadas para trabajar en entornos de movilidad, con la finalidad de garantizar servicio y niveles de productividad adecuados para todos los profesionales de la organización.

De forma regular un gran número de profesionales de la empresa requieren de dietas en la forma de gastos de transporte, restauración, gasolina, peajes etc.

Charlando con Yann Mutel, CFO en GL Events, nos cuenta como ha

cambiado su empresa gracias a Reprise

"Antes de implantar la solución de digitalización de nota de gastos el proceso era completamente manual.

Impresiones grapadas, cálculos de importe manuales, pérdida de tickets. Entre el equipo directivo y el departamento comercial tenemos a 20 usuarios con la aplicación instalada en sus móviles IOS y Android. Las hojas con los tickets grapados pasaban de mesa en mesa a la espera de aprobación de los diferentes miembros del circuito de validación.

Reprise caso de éxito

El proceso se alargaba mucho creando insatisfacción en los usuarios que tenían que anticipar los gastos en nuestra contabilidad, porque la falta de visibilidad de los importes a abonar impactaba negativamente en nuestras previsiones de pagos.

La insatisfacción venía derivada por partida doble:

  • El proceso se alargaba mucho, creando insatisfacción en los usuarios que tenían que anticipar el importe de los tickets a menudo debiendo esperar muchos días desde que pagaban los gastos de su bolsillo hasta que la empresa se los compensaba, por tener un proceso muy manual basado el papel...

 

  • Por otra parte, el departamento de contabilidad y finanzas no tenía previsiones de gasto hasta que recibían las notas de gastos de los comerciales, que a menudo se presentaban a final de mes o bien cuando el comercial se acordaba de reportarlos y en ese momento claro está, el comercial lo necesitaba para ya!! teniendo muy poco margen por parte de la empresa desde la visualización del coste hasta la obligación de pago..."

Yann nos habla de los beneficios que han obtenido gracias a implantar la solución de digitalización de nota de gastos

"Con la implantación la herramienta integrada por Reprise hemos ganado de una forma significativa en velocidad, ya que la digitalización del proceso ha supuesto que en cada momento nuestro departamento de contabilidad disponga de la información para su aprobación y contabilización del gasto correspondiente.

El OCR es rápido y muy preciso, hasta el punto que en según que tickets, detecta campos antes que mi ojo, como en el caso de la fecha en tickets de gasolina."

En conjunto... establecemos los objetivos del proyecto.

Simplificar la vida de los profesionales con una herramienta de captura precisa y rápida de la información de los tickets.

Eliminar la acumulación de tickets e intercambio de papel entre departamentos.

Reducir de forma significativa el tiempo dedicado en la generación de la nota de gastos.

Disponer de visibilidad en tiempo real de los gastos acumulados de forma individual y colectiva por parte de finanzas.

Optimizar los tiempos de aprobación y gestión de revisión gracias a los workflow disponibles y capacidades de integración de la herramienta con

el ERP de la organización.

 

"Nos impresionó la velocidad y precisión de su OCR en el momento de la captura de los tickets en comparación con otras herramientas, la facilidad de uso de la aplicación ha sido clave para que el usuario la considere como herramienta en su gestión administrativa del día a día".

Yann Mutel

"CFO en GL Events"

Maresmar transforma su proceso de revisión y contabilización de sus facturas. Pasan del papel al digital.

Gracias a la apuesta por la innovación y el servicio, Maresmar se ha convertido en una compañía con la oferta de productos del mar más amplia del mercado.

Crear valor con cada una de la acciones, generar mutua confianza con sus clientes, partners y proveedores, así como lograr un desarrollo simultáneo entre la empresa y sus profesionales son la principal razón de ser de Maresmar. La continua apuesta e inversión en I+D+I ha permitido a Maresmar convertirse en un referente en el mercado internacional en los últimos 30 años.

 

Maresmar recibe a diario decenas de facturas, ¿cómo era su proceso de validación de facturas antes de digitalizarlo?

El departamento financiero de Maresmar, por su actividad y volumen de negocio, recibe decenas de facturas de sus proveedores.

Estas facturas corresponden a todas las existencias que recibe el grupo en sus distintas sedes, por lo que la tarea de validación de la factura contra el albarán es bastante complicada.

Reprise digitalizacion facturas de prove

En una misma factura se reflejan existencias de distintos albaranes y pedidos, que se asignan a centros de coste diferentes en función de a que sede pertenezcan.

Maresmar lleva a cabo el proceso de validación y pago de facturas a través de su ERP (SAP), en el que ya tiene configurado el circuito de aprobación, es decir, en SAP podemos encontrar en función del centro de coste:

1.- El albarán.

2.- Las facturas.

3.- Quien es el aprobador por centro de coste.

¿Qué tecnología les proponemos para agilizar el proceso?

Desde Reprise, les proponemos digitalizar el proceso de validación de las facturas a través dos soluciones diferentes.

Un OCR inteligente, para extraer los datos de las facturas.
Un gestor documental que incorpora motor de flujos de trabajo (BPM), que sea capaz de consultar en SAP, a quien tiene que enviar cada factura para aprobar y que conjunto de albaranes le tiene que proporcionar.

¿Cuál es la función del OCR inteligente en el proyecto?

Cada vez que se escanea una factura o albarán, se extraen los datos relevantes de cada documento:

1.- Número de factura, numeros de pedido, importes relacionados con cada pedido.

2.- Número de albarán, existencias entregadas y centro de coste en el que se ha entregado.

Una vez que tenemos la información, solo nos falta que ambos softwares puedan consultar la información entre sí, para cerrar el proceso de validación, para lo que implementamos el gestor documental.

¿Por qué implantamos el Gestor Documental, con motor de flujos?

Una vez, que la información ha sido extraída, solo nos falta poder enviar una misma factura a los distintos aprobadores que intervienen en el proceso, ya que como decíamos antes, en una factura puede haber conceptos de distintos centros de coste que se recogen en diferentes albaranes, por lo que una misma factura será visada varias veces, en función del número de validadores que deban intervenir en el proceso.

¿Cómo lo hacemos?

Es en el gestor documental donde se almacena toda la información de facturas y albaranes y este consulta con SAP, a que personas y que albaranes les tiene que mostrar.

Una vez enviado el gestor documental recoge de nuevo la información y la traslada a SAP. Esta capacidad de poder relacionar la información entre SAP y el OCR, es el aspecto clave del proceso.

 

La comunicación bidireccional que existe entre el gestor documental, el OCR y SAP marcan la diferencian. Además de la facilidad de uso y lo intuitivo que es el interface del gestor, a diferencia de los módulos de aprobación de facturas de los que disponen los ERP, como en este caso SAP.

Los principales beneficios que ha conseguido Maresmar gracias a implantar la solución de Reprise

"Antes de digitalizar el proceso de validación de factura de proveedores, necesitábamos más del doble de tiempo que

ahora, para validar las facturas, lo que retrasaba la actualización de nuestra contabilidad, que impactaba de forma importante en el negocio".

"Las facturas nos llegan tanto por correo electrónico como en papel, y sus datos se capturan de forma automática, y en función de diferentes reglas de negocio se inician los diferentes procesos de aprobación, hasta la contabilización de los mismos en SAP".

 

 

"Con la digitalización del proceso hemos conseguido ser mucho más eficientes, automatizando tareas que se repetían infinidad de veces y no aportaban valor".

"Conseguimos una integración entre SAP y la solución de digitalización de factura de proveedor de mucho valor para Maresmar, capaz de relacionar la factura digitalizada con el albarán generado en SAP y de identificar al probador de la misma en función del centro de recepción de la mercancia (dato de SAP) incluyéndolo en el flujo de aprobación de facturas de la solución integrada por Reprise".

Judit Cubells

"Directora financiera Maresmar"

Una nueva forma de trabajo

 

La nueva sede corporativa de Moventia en Sant Cugat del Vallès ha supuesto la implementación de una nueva manera de trabajar, que coordina cuatro disciplinas: espacios, procesos, tecnología y cultura.  

 

Este cambio de sede y la nueva forma de trabajar impulsó a Moventia a rediseñar el servicio de impresión, momento en el que Moventia y Reprise comenzamos la relación de colaboradores. Una garantía para que cualquier perfil de usuario disponga del servicio de impresión con independencia de su lugar de trabajo en el momento preciso, bien en la misma sede o en las más de 50 sedes de la compañía.

WhatsApp Image 2021-06-02 at 10.53.50 (3

Moventia inagura la nueva sede centrada en las personas y la sostenibilidad 

“Por las características de nuestro negocio necesitamos colaborar con un partner de impresión que nos garantice una cobertura de servicio muy completa, no solo en España sino también en todos los países en los que opera Moventia” 

Esteban de Kelety Alcaide (Director de Sistemas en Moventia)

¿Qué beneficios aporta?

SOSTENIBILIDAD 

AHORRO DE COSTES 

CALIDAD

DE

SERVICIO 

  • Reduciendo el volumen de equipos.

  • Racionalizando los modelos homologados.

  • Contemplando la tecnología de uno de los fabricantes de referencia fabricante de tecnología de impresión como Xerox ®.

  • Implantando una solución gestionada de autenticación y accounting, que proporciona los servicios y funcionalidades requeridos y permite disponer de informes de uso que ayudan a conseguir patrones de uso muy equilibrados y alineados con las necesidades de impresión del negocio.

  • Garantizando por medio de un modelo de soporte único, que proporciona a Moventia la atención proactiva personalizada y necesaria para cubrir cualquier necesidad de usuario por medio del CAU (Centro de atención de usuario) de Reprise y la asistencia técnica in situ y calidad de intervenciones de servicio prestada directamente por los más de 600 técnicos de Xerox® en España y Francia. 

¿Qué es el grupo Moventia?

Moventia es un grupo de servicios globales para la movilidad y conectividad de las personas. Por un lado Moventis es uno de los operadores de transporte urbano e interurbano más reconocidos y con mayor cobertura geográfica en el sur de Europa. Con una flota de más de 1.300 autobuses, 41 tranvías, 13 trenes turísticos y más de 27.000 bicicletas, Moventis transporta a más de 110 millones de viajeros anualmente recorriendo más de 50 millones de kilómetros cada año. Por otro lado, Movento engloba todas las empresas de Moventia que tienen actividad relacionada con los servicios de distribución, venta de vehículos nuevos, seminuevos, usados y ecológicos, servicios asociados y reparación de automóviles, industriales ligeros, camiones y motos. Todo ello desde hace más de 90 años y representando a 22 marcas. 

Reprise_ Moventia expertos en movilidad

¿Dónde apuesta Moventis?

Reprise_Moventia la tarjeta T Mobilitat

Moventis apuesta claramente por la tecnología y la transformación digital como elementos claves de competitividad, refuerzo y compromiso con su propuesta de valor en el entorno de los servicios de movilidad a las personas. Un ejemplo de ello es su participación en el proyecto más ambicioso e innovador en el ámbito del transporte en Catalunya, la T Mobilitat en la que se integran todos los modos de transporte en una única tarjeta de transporte inteligente.

Reprise_caso de éxito de moventia .jpeg
1615543588775.jpg
logo-reprise_edited_edited.jpg

"Trabajamos con Reprise porque entienden perfectamente nuestras necesidades y nos han demostrado la capacidad de asumir la responsabilidad de la gestión de nuestro parque de impresión y han incorporado elementos diferenciadores en su oferta que aportan valor al Grupo Moventia".

Esteban De Kelety Alcaide

"Director de Sistemas en Moventia"

1/4
1/4
1/4
1/4