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Universidad Alfonso X el Sabio
Implantación de la movilidad
en el parque de impresión

La renovación de las impresoras y multifuncionales acometida hace unas semanas se diseñó por parte de los equipos de trabajo de la UAX y Reprise con un objetivo muy claro de facilitar el servicio, en un entorno de movilidad constante a todos sus usuarios potenciales.
Todo ha cambiado desde Marzo del 2020 y los servicios deben adaptarse a la nueva forma de trabajar. Los espacios de trabajo híbridos deben reunir las condiciones tecnológicas adecuadas para garantizar que cualquier usuario desarrolle su trabajo de forma adecuada.

 

Diego Santacreu

"CFO Universidad X el Sabio"

¿Quién es nuestro cliente? La Universidad Alfonso X el Sabio, con la que hemos renovado todas sus impresoras y multifunciones.

La UAX cuenta con más de 25 años de experiencia, es una institución aprobada por las cortes generales en 1994/1995 con una clara visión: excelencia en su modelo educativo, apostando por la innovación y la orientación práctica.

La Universidad Alfonso X el Sabio busca ser reconocida como la universidad que mejor y con más garantías de éxito dota a sus titulados:​

  • Focalización en maximizar el nivel de competitividad de sus estudiantes, mejorando sus capacidades y potenciando su desarrollo profesional.

  • Creencia en aunar el saber humanístico tradicional y las nuevas tecnologías, potenciando el espíritu de innovación y progreso en nuestros estudiantes.

  • Libertad e independencia para ejercer la autocrítica, asegurando el mantenimiento de un alto nivel de excelencia.

  • Ser parte activa del ecosistema de innovación de las compañías.

  • Por crear el entorno en el que estudiantes, docentes y profesionales trabajan, en un contexto tecnológico disruptivo, con creatividad y pensamiento crítico, generando soluciones que mejoran la vida en nuestras comunidades.

M2 DE INFRAESTRUCTURAS

40.000

TITULADOS

8.800

1.000.000

CONVENIOS

CON EMPRESAS

¿En qué ha consistido el proyecto de renovación
de equipos de impresión de la UAX?

Los servicios de impresión en la Universidad Alfonso X el Sabio (UAX) contemplan diferentes perfiles de usuarios, desde el personal staff de la Universidad, hasta profesores y alumnos; cada grupo con sus necesidades de impresión y servicios documentales diferentes.

Una vez analizadas las necesidades de cada uno de los grupos de usuarios, comenzamos a diseñar la solución para cada uno de ellos, con el objetivo de conseguir una solución con el mayor nivel de homogeneidad posible y con un claro denominador común, la movilidad.

 

El equipo técnico de la UAX tenía muy bien identificados  sus principales objetivos:

 

  • Evitar por todos los medios la configuración de colas de impresión tradicionales en los servidores de impresión.

  • Encontrar nuevas formas de poner a disposición de los estudiantes el mejor servicio de impresión.

Con la herramienta de gestión de impresión implantada por Reprise ha sido posible diseñar e implantar diferentes escenarios basados en la movilidad, y que contemplando los diferentes inputs potenciales, las diferentes máquinas desde las que los usuarios podían solicitar servicio y los outputs correspondientes, conseguían proponer soluciones de impresión y escaneado para cada necesidad. Y todo ello sin la rigidez de colas de Windows y con toda la flexibilidad que representa poder utilizar canales de impresión como el correo electrónico, portal web o bien apps instaladas en teléfonos móviles de diferentes sistemas operativos (Android, IOS).

La nueva arquitectura diseñada para el servicio de impresión en la UAX
ha aportado innumerables beneficios

Para el personal de It:

Facilitamos la gestión de administración de las impresonas y multifuncionales, necesidades y usuarios.

Para el personal de It y los alumnos:

Se ha conseguido acortar muy significativamente el proceso de alta de un usuario en el servicio, siendo automática en cuanto el usuario está creado en el dominio de la UAX.

El alumno sólo tiene que añadir saldo para empezar a imprimir.

Para todos los usuarios (staff, profesores y alumnos): 

Incrementamos la calidad de servicio de los diferentes perfiles de usuarios que pueden imprimir y escanear desde cualquier lugar sin preocuparse de la Wifi.

Para todos los usuarios (staff, profesores y alumnos):

Pueden imprimir y escanear en múltiples formatos (word, excel y Pdf).

Pueden escanear desde y hacia repositorios en el Cloud, sus móviles y PCs

(MAC, Chromebooks etc.) de forma controlada y desasistida.

Cuando hablamos de configuraciones distintas,
para cada usuario en función de sus necesidades,
¿a qué nos referimos?

A continuación te mostramos diferentes diagramas que muestran el diseño de los servicios propuestos al perfil de usuario configurados en las impresoras y multifuncionales de uso público:

EMPLEADOS - MÁQUINA DE USO PÚBLICO - IMPRESIÓN

UAX ESQUEMAA.png

Los empleados pueden imprimir usando el portal WEB de Papercut (PDF y Office)

Los empleados pueden imprimir enviando por correo electrónico el archivo adjunto (PDF Y Office)

Los trabajos se libera en la impresora que se autentique el empleado

Los empleados pueden imprimir de forma nativa (utilizando el comando imprimir)

PaperCut

Mobility Print

PaperCut

Application Server

EMPLEADOS - MÁQUINA DE USO PÚBLICO - ESCANER

Reprise UAX.PNG

PaperCut

Application Server

Email Server

Los empleados pueden escanear a sus direcciones

de Email

Los empleados pueden escaneara estos servicios Cloud utilizando la autotenticación de PaperCut.

Single Sign On

Los empleados pueden escanear a carpetas compartidas

en servidores de archivos

Equipo multifunción Xerox®

Datos para pedir a cliente:

1.- Numero de usuarios finales que imprimen en nuestros equipos.

2.- Numero de equipos y categoria de ellos (printers, mfp a3, a4, bn, color….)

3.- Numero de edificios, o emplazamientos de la universidad (creemos que solo están en madrid, pero nos gustaría poner especificaciones del campus.

4.- Como gestionan la impresión? Es decir, puedo imprimir desde cualquier lugar estando en cualquier red, sin que coincida con la de mi dispositivo movil, pero… como libero mi trabajo? Como protejo la confidencialidad y seguridad de lo que imprimo?

Y ahora viene la pregunta dificil. Hay que medir la satisfacción del cliente.

¿CÓMO ESTAS DE SATISFECHO?No me encantaNo es buenoBienMuy bien¡Me encanta!¿CÓMO ESTAS DE SATISFECHO?

"Nos impresionó la velocidad y precisión de su OCR en el momento de la captura de los tickets en comparación con otras herramientas, la facilidad de uso de la aplicación ha sido clave para que el usuario la considere como herramienta en su gestión administrativa del día a día".

Yann Mutel

"CFO en GL Events"

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