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Casos de éxito
Hoteles Santos controla, unifica y reduce los costes de impresión
a través de los servicios de impresión gestionados

Hoteles Santos, cadena hotelera de 4 y 5 estrellas, necesita un parque de impresoras esté siempre apunto, sin incidencias,
imprimiendo de un modo eficiente ofreciendo el mejor servicio a sus clientes, lo que han conseguido gracias a los
servicios de impresión gestionados, que han sido la clave para resolver sus problemas en impresión.

HOTELES SANTOS

Sus hoteles son ejemplo de calidad y eficiencia, Porta fira (Barcelona) está considerado el mejor rascacielos del mundo, galardonado con el premio de arquitectura “EMPORIS AWARD. Las Arenas (Valencia) pertenece al club Leading Hotels of The World.

PROBLEMAS PARA GESTIONAR LA IMPRESIÓN

En la 1ª reunión Ángel, director de it, nos contaba la difícil que era gestionar la impresión ya que se llevaba por separado en cada hotel pero todas las incidencias de impresoras y equipos multifunción recaían sobre su departamento. También nos pedía mejorar la seguridad de la impresión.

Joaquín director de compras, decía que conocer las compras de consumibles, o los volúmenes de Impresión era complicado e imposible imputar y reducir los costes de impresión en cada hotel.

José Ramón, director financiero estaba convencido que podían reducir los costes de impresión, si hacíamos una consultoría de impresión de su gran empresa.

CONSULTORÍA DE IMPRESIÓN (SERVICIOS DE IMPRESIÓN GESTIONADOS, MPS)

Una vez identificadas todas las necesidades de los departamentos de It, Compras y financiero para gestionar la impresión en Hoteles Santos, el equipo de Reprise llevo a cabo consultoría de impresión.

1.- Instalamos el XDA de Xerox® para conocer los volúmenes de impresión, perfiles de color y blanco y negro. Impresiones en A3 y A4. Documentos críticos para la empresa…

2.- Dimensionamos el parque de impresión. (Impresoras más rápidas para los departamentos más críticos (recepción de los hoteles) o los equipos de impresión más robustos y fiables para los departamentos con mayor volumen.)

3.- Evaluamos el software de Accounting de Impresión necesario para imputar y reducir los costes de impresión a cada departamento u hotel, extraer informes de impresión automatizados para facilitar la gestión al departamento de compras.

EL RETO: IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO DE IMPRESIÓN.

Este era uno de los puntos más complicados, coordinar la entrega e instalación de las más de 74 impresoras y equipos multifunción en los 11 hoteles, configurar las múltiples las colas de impresión para que los documentos se impriman donde se ha indicado en la consultoría de impresión.

Gracias a la colaboración del equipo de analistas, logística y administración de Reprise y la ayuda de Ángel Ortega director de It de Hoteles Santos, conseguimos gestionar el cambio del parque de impresión en aproximadamente 3 meses.

LA CLAVE DEL ÉXITO

1.- Consultoría de impresión (evaluar las necesidades de impresión de una gran empresa)

2.- Diseño de la mejor oferta de valor que consiga:
- Racionalizar los equipos de impresión.
- Estandarizar los modelos de impresoras y equipos multifunción para facilitar la gestión.
- Mejor coste por página para todos los equipos de impresión.
- Reducción del volumen de impresión, y mejorar el balanceo de color y BN.
- Implantar políticas de impresión para reducir los costes de impresión.
- Automatización de procesos (petición de consumibles e incidencias) para reducir costes ocultos de impresión en el stock consumibles y horas/hombre en la gestión.
- Incrementar los niveles de seguridad, en la impresión.

3.- Monitorización del Parque de impresión a través los Servicios de Impresión Gestionados (XPPS de Xerox®), su Fleet portal, aporta:
- Información detallada del parque de impresoras.
- Control del estado de las averías e incidencias
- Control y estado de pedidos de consumibles.

Los servicios de impresión gestionados, sin duda han sido la clave de nuestro éxito, nos han ayudado a gestionar nuestro parque de impresión de manera eficiente, reduciendo incidencias, y conociendo, controlando y reduciendo los costes de impresión

Joaquín Hidalgo
Director de Compras
HOTELES SANTOS

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